Come stilare un preventivo efficace (e perché).

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preventivo efficace

Il preventivo viene spesso considerato una semplice pratica burocratica, il “pezzo di carta” che stabilisce quanto il cliente pagherà per il tuo lavoro o per un prodotto.

Un preventivo ben fatto, invece, può essere l’elemento determinante per la scelta del cliente (oltre che un utilissimo mezzo per evitare problemi ed incomprensioni).

Vediamo perché…

L’importanza del preventivo.

Il preventivo è, tecnicamente, la stima dei costi che prevedi di far pagare ad un cliente per un prodotto o un servizio.

Come tale comprende le caratteristiche del prodotto oppure le attività incluse nel servizio, oltre alle condizioni di vendita che deciderai di applicare.

Il preventivo non può però essere ridotto ad una mera previsione dei costi che il cliente dovrà affrontare.

Rappresenta invece un biglietto da visita, attraverso il quale il cliente deciderà se affidarsi a te, spesso a prescindere dal prezzo quotato.

La decisione di affidarsi ad un fornitore o ad un altro prende in considerazione infatti alcune caratteristiche che il cliente può desumere dal preventivo: professionalità del servizio offerto, livello di qualità del prodotto, flessibilità nell’aderire ad esigenze specifiche, capacità di risoluzione dei problemi in caso di criticità od emergenze, e via di questo passo.

Soprattutto, un preventivo chiaro, completo, preciso e ben strutturato permetterà al cliente di vedere la differenza tra te e gli altri fornitori con i quali è in contatto: differenziarti dalla “massa” aumenta quindi le possibilità che il cliente scelga proprio te!

Come strutturare correttamente un preventivo?

1. Prima di iniziare.

  • ascolta esattamente qual è il problema che il cliente deve risolvere o il servizio che cerca;
  • non limitarti ad ascoltare, fai domande, aiuta il cliente a capire che cosa gli serve esattamente;
  • discuti insieme a lui, anche per sommi capi, le alternative possibili, evidenziandone relativi vantaggi e svantaggi;
  • se hai già un’idea per la soluzione più appropriata proponila al cliente: spiega perché credi che quella sia proprio la soluzione giusta per lui ed eventualmente anticipa le attività che vorresti svolgere per raggiungere il risultato finale;
  • sottolinea gli aspetti che ti differenziano dagli altri fornitori: un servizio esclusivo che offri, eventuali esperienze precedenti che ti rendono particolarmente competente in quel campo, caratteristiche professionali e personali che fanno la differenza;
  • chiarisci fin da subito regole e modalità operative che ritieni imprescindibili.

2. Gli elementi importanti.

Hai raccolto tutte le informazioni necessarie: a questo punto puoi procedere con la stesura del preventivo vero e proprio.

Ci sono alcuni elementi che personalmente ritengo fondamentali per un buon preventivo:

☑ Riferimento

Assegna al preventivo un riferimento ed una data.

Non ci sono vincoli particolari sul formato da usare (numero progressivo, lettere, sigle) ma il sistema che scegli deve identificare in maniera chiara ed univoca il preventivo.

In questo modo sia per te che per il cliente sarà sempre chiaro di quale preventivo state parlando.

☑ Dati del fornitore e del cliente

Fondamentale inserire nel preventivo i tuoi dati completi e quelli del cliente.

Anche se è possibile che vi siate già scambiati i dati di contatto, inserire i riferimenti diretti (numero di telefono, cellulare, indirizzo email, ecc.) è un modo intelligente per rendere più semplice e veloce il contatto successivo.

☑ Descrizione del prodotto o del servizio

Non lasciare nulla al caso e cerca di dare al cliente tutte le informazioni possibili sulla tua offerta.

Quindi:

  • elenco dettagliato delle caratteristiche del prodotto, del servizio o dell’attività da svolgere;
  • specifiche di quanto è incluso nel prezzo indicato nel preventivo e di quanto invece è escluso;
  • eventuali costi extra che il cliente potrà decidere di affrontare.

☑ Scadenza

È buona norma indicare una scadenza per il preventivo sottoposto al cliente.

Il cliente potrebbe prendersi troppo tempo per valutare la proposta…e ricontattarti dopo un anno pensando che il preventivo sia ancora valido!

Nel frattempo, però, potrebbe succedere che:

  • il prodotto quotato non è più disponibile;
  • i tuoi impegni sono cambiati e non puoi più occuparti di un servizio precedentemente offerto;
  • le condizioni di vendita sono variate;
  • …e tanto altro.

Indicando una data di scadenza il cliente sarà preventivamente informato che le condizioni quotate non sono valide per sempre.

E se ti dovesse contattare dopo la scadenza indicata:

  • farai bella figura se sarai in grado di riconfermare le stesse condizioni del preventivo ormai scaduto;
  • non sarà così grave se avrai la necessità di variare alcune delle condizioni precedentemente quotate.

☑ Prezzo

Se il preventivo include più prodotti, servizi o attività è consigliabile indicare i prezzi singoli.

Indicare un prezzo totale è comunque corretto: nel caso in cui il cliente decidesse di accettare solo una parte del preventivo sarà però necessario modificarlo sulla base delle scelte del cliente ed inviarlo nuovamente.

Quotando i prezzi singoli, invece, il cliente avrà già in mano tutte le informazioni, quale che sia poi la sua decisione finale.

Ricorda inoltre di indicare se il prezzo include l’IVA, la ritenuta d’acconto, la rivalsa INPS e qualsiasi altra voce prevista dal tuo regime fiscale.

☑ Sconto

Se hai deciso di concedere uno sconto al cliente è buona regola evidenziarlo nel preventivo.

Tu farai bella figura 😊 ed il cliente sarà più consapevole del suo risparmio!

Chiarisci anche eventuali condizioni per la concessione dello sconto: ad esempio una data limite per l’accettazione del preventivo, il pagamento anticipato oppure a ricevimento fattura, la disponibilità del prodotto salvo esaurimento scorte, eccetera.

In questo modo il cliente saprà in base a quali condizioni potrà usufruire dello sconto (e tu eviterai situazioni spiacevoli).

☑ Tempi di consegna

I tempi di consegna sono spesso fondamentali, per cui su questo punto è indispensabile essere molto precisi:

  • avvisa il cliente se inizierai a lavorare (o se l’evasione dell’ordine verrà avviata) solo dopo l’accettazione formale del preventivo;
  • stabilisci un termine di consegna realistico, che tenga conto anche di eventuali imprevisti o criticità improvvise;
  • nel caso in cui la finalizzazione della vendita o dell’attività dipendesse anche da terze parti è consigliabile evidenziarlo, così che la responsabilità di eventuali ritardi non ricada su di te se è invece imputabile ad altri.

☑ Condizioni di pagamento

Quando si parla di soldi l’incidente diplomatico è dietro l’angolo, per cui evidenzia chiaramente:

  • i termini di pagamento (anticipato, ricevimento fattura, 30/60/90 gg.);
  • la dicitura “data fattura” se la scadenza della fattura va calcolata a partire dalla data di emissione del documento;
  • la dicitura “fine mese” se il pagamento è dovuto alla fine del mese di scadenza;
  • le modalità di pagamento (bonifico bancario, carta di credito, ecc.);
  • eventuali anticipi o tranche di pagamento (ad esempio acconto 20%, 30% ad inizio lavoro, saldo alla consegna).

3. Quando inviare il preventivo.

Prenditi il tempo necessario alle dovute valutazioni, ma cerca di inviare il preventivo in tempi ragionevoli.

Un preventivo corretto ed emesso in tempi brevi darà modo al cliente di apprezzare in prima persona la tua efficienza e la tua professionalità.

E ricorda di controllare il documento prima di inviarlo: trovare refusi o altri errori non farà certo una buona impressione!

4. L’accettazione da parte del cliente.

È buona norma attendere la firma del preventivo da parte del cliente prima di avviare la vendita, mettere a disposizione il servizio oppure iniziare un’attività.

A preventivo accettato conserva una copia per te ed inviane una anche al cliente: quella sarà la base della vostra collaborazione.

In linea con la tua organizzazione o con eventuali circostanze specifiche potrai anche far seguire al preventivo un contratto, ma anche il solo preventivo tutela adeguatamente sia te che il cliente.

5. Quale modello scegliere.

Creare un modello personalizzato ed esteticamente gradevole è sicuramente un’ottima scelta.

Se la creatività non è il tuo forte puoi comunque trovare sul web tanti modelli già impostati.

Puoi scegliere modelli semplici e schematici oppure più articolati, l’importante è che risultino chiari per il cliente.

Nel caso in cui il preventivo risultasse troppo lungo o complicato è possibile renderne più semplici lettura e comprensione dividendolo in sezioni o in paragrafi, sottolineando o evidenziando le parti più importanti, eccetera: in questo modo lo renderai più comprensibile e di facile consultazione per il cliente.

Il mio contributo al successo dei tuoi preventivi finisce qui. 😊

Hai qualche dubbio oppure un suggerimento da condividere?
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Pensi di avere bisogno di supporto per creare il tuo preventivo perfetto (o per qualsiasi altro argomento)?

Contattami, troveremo insieme una soluzione al tuo problema!

Grazie e alla prossima!

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Barbara BustoAlessandraSonia ElicioMartinaSilvia Recent comment authors
Silvia
Ospite

Grazie Barbara per il tuo post, molto interessante!
Ho trovato alcuni spunti che mi aiuteranno a rendere ancora più efficaci i miei preventivi.

Martina
Ospite

Grazie Barbara! Alcuni spunti davvero molto interessanti sui cui riflettere!

Sonia Elicio
Ospite
Sonia Elicio

Grazie 🙂 Molto utile ed esaustivo!

Alessandra
Ospite
Alessandra

Grazie Barbara, il punto delle scadenze relative all’offerta stessa o alla promozione le avevo sottovalutate. Buon lavoro.