La negoziazione: come condurre una trattativa con successo?

Pubblicato il Pubblicato in Competenze, Efficienza, Organizzazione

negoziazione vittoria

La negoziazione è qualcosa che ci coinvolge frequentemente, molto spesso in ambito professionale ma anche nella vita privata.

In entrambi gli scenari è ovviamente auspicabile che la trattativa volga a nostro favore e che riusciamo a raggiungere il risultato sperato.

Un risultato vincente dipende da molto fattori, e purtroppo non tutti questi fattori possono essere controllati da noi.

Su altri elementi, invece, possiamo agire.

Questo non ci garantirà il risultato sperato, ma sapremo almeno di avere fatto tutto quanto era in nostro potere per riuscirci!

Prima della negoziazione.

Prepariamoci!

Potrebbe sembrare scontato, ma meglio precisare: spesso la parte più difficile di una trattativa è la preparazione!

Per essere adeguata, la preparazione deve includere:

⓵ l’oggetto della trattativa: conoscere a fondo l’argomento ci permetterà di rispondere a dubbi e obiezioni in maniera appropriata, di proporre alternative e di individuare eventuali “trappole”;

⓶ la controparte: sapere chi abbiamo davanti indirizzerà in maniera corretta il nostro atteggiamento, il nostro tono di voce e tutte quelle componenti che entrano in gioco in una negoziazione;

⓷ il potere decisionale: se la trattativa avviene con più interlocutori, sapere a chi spetta l’ultima parola sarà di aiuto per meglio impostare la discussione; se la controparte è una sola è necessario comunque capire se la persona che abbiamo davanti è quella che prenderà la decisione finale.

Definiamo l’obiettivo della negoziazione.

Per non sbagliare nella conduzione di una trattativa dobbiamo avere ben chiaro dove vogliamo arrivare.

Identificare chiaramente il risultato finale che vogliamo ottenere è anche il modo migliore per raggiungerlo.

In questo senso è importante prendere in considerazione anche il punto di vista del nostro interlocutore: qual è il suo obiettivo, quale può essere considerato un accordo accettabile, quali le conseguenze delle diverse opzioni disponibili, eccetera.

Ricordiamoci di valutare tutti questi elementi non solo in riferimento alla controparte diretta ma anche rispetto ad eventuali terze parti che potrebbero essere coinvolte nelle decisioni prese.

Più capiamo gli interessi di tutte le parti coinvolte, più saremo in grado di indirizzare la negoziazione verso il nostro obiettivo finale.

La scaletta.

Se la discussione prevede un discorso iniziale può essere utile preparare una scaletta dei punti da trattare.

Possiamo conoscere a fondo il problema e possiamo avere tutto ben chiaro nella nostra testa.

Quello che uscirà dalla nostra bocca, purtroppo, potrebbe non essere così chiaro.

Una scaletta concisa ci permetterà di seguire un filo logico (soprattutto in caso di interruzioni), senza tralasciare nulla e fornendo all’interlocutore un’immagine chiara e comprensibile.

Quali le conseguenze di un fallimento?
Unica chance o piano B?

Essere consapevoli di quali saranno le conseguenze di un risultato sfavorevole ci pone nella condizione di affrontare la trattativa con la giusta motivazione.

Fondamentale chiarire anche se quella discussione è la nostra unica chance.
Se così non fosse prepariamo subito il piano B con le alternative a disposizione, per due importanti motivi:

  1. avere un piano B aumenta il nostro potere di negoziazione, perché l’esito di quella discussione non rappresenta la nostra unica possibilità;
  2. nel caso in cui la discussione non andasse come speriamo saremo subito pronti a percorrere altre strade!

Se vuoi approfondire ulteriormente la questione del piano B ti consiglio una ricerca sul web per “BATNA” o “Best Alternative to a Negotiated Agreement” o “Miglior Alternativa all’Accordo Negoziato”. 😉

Quale il limite per un compromesso?

Il compromesso è a volte l’unico modo per concludere con successo una negoziazione.

Ciò che è importante sapere prima di iniziare la discussione, però, è quale sia il limite al quale possiamo arrivare per raggiungere un compromesso.

Chiarezza in questo senso ci permetterà di sapere in anticipo fino a che punto possiamo “cedere”, e di conseguenza rispondere realisticamente ed opportunamente a eventuali controproposte.

Durante la negoziazione.

Instauriamo un rapporto con la controparte.

Ti è mai capitato di avere un rapporto difficile o conflittuale con qualcuno, e che questo rapporto diventasse magicamente più sereno e proficuo nel momento in cui vi incontravate di persona o magari semplicemente scambiavate due chiacchiere in un ambito che esulava dal lavoro?

A me si, in realtà più volte!
E devo dire che da quel momento i contatti (ma anche i conflitti) con queste persone sono stati decisamente più piacevoli e più facili, con ricadute positive sul lavoro (e sul mio livello di stress!).

È quindi auspicabile iniziare la discussione con qualche commento informale che ci permetta di rompere il ghiaccio e di presentarci alla controparte anche come persone (e non solo come interlocutori di una trattativa).

Attenzione alla comunicazione!

In una trattativa una comunicazione chiara, comprensibile ed esauriente è indispensabile.

Della comunicazione verbale (cioè le parole che diciamo e che scriviamo) siamo ben consapevoli, per cui la curiamo e la adattiamo al nostro interlocutore.

Ma la comunicazione non è fatta solo di parole.

Alla comunicazione verbale si affiancano infatti anche la comunicazione non verbale ed il sistema paralinguistico.

Essendo le ultime due espresse in maniera spesso inconscia (ed allo stesso modo recepite da chi ci sta di fronte), a queste dobbiamo prestare una particolare attenzione, perché possono dire ben di più di ciò che esprimiamo con le parole.

Inutile dire quanto tutto ciò potrebbe quindi influenzare l’andamento della discussione o addirittura il suo risultato finale!

Ascoltiamo (e leggiamo tra le righe).

Un monologo, se pure efficacissimo, non ci porterà probabilmente da nessuna parte.

Ascoltiamo la controparte, anche quando ciò che dice non ci piace.
Facciamo domande per capire il punto di vista dell’altro.
Cerchiamo di comprendere anche ciò che non viene espresso esplicitamente.

È solo conoscendo le due facce (la nostra e quella della controparte) della stessa medaglia (la negoziazione) che aumenteremo le nostre possibilità di fare centro!

Evidenziamo gli elementi di forza del nostro punto di vista.

Un bicchiere mezzo pieno risulta più appetibile di un bicchiere mezzo vuoto.

Durante una trattativa può essere quindi utile evidenziare i lati positivi della nostra proposta, ove possibile sottolineando anche i vantaggi di tipo economico che comporta.

Ciò in alternativa al menzionare tutti i difetti del punto di vista della controparte.

Oltre a non essere un atteggiamento positivo, corriamo il rischio di urtare la suscettibilità di chi ci sta di fronte, con possibili conseguenze sulla sua apertura nei nostri confronti.

Quali i vantaggi per la controparte?

Davanti ad un rifiuto della nostra proposta può essere utile cercare di capire le ragioni del “no” di chi abbiamo di fronte.

Conoscerle può permetterci di individuare un risultato che, pur soddisfacendo la nostra richiesta, crei un beneficio anche per la controparte che, a quel punto, potrebbe acconsentire alle nostre richieste.

In buona sostanza si tratta di trovare ciò che ci accomuna rispetto a ciò che ci separa: in quest’ottica sarà sicuramente più semplice trovare un accordo proficuo e vantaggioso per entrambi.

Cerchiamo di essere lungimiranti.

Il risultato che desideriamo ottenere dalla negoziazione deve necessariamente tenere conto di quale tipo di relazione vogliamo instaurare con la controparte.

Il termine della negoziazione coinciderà con la conclusione della nostra relazione con il cliente?

In questo caso possiamo adoperarci esclusivamente per il raggiungimento del nostro obiettivo.

Se, al contrario, desideriamo mantenere il rapporto potrebbe essere utile accettare un risultato diverso da quello che avevamo auspicato come iniziale, nell’ottica di un beneficio futuro.

“Cedere” significa che la controparte raggiungerà il suo obiettivo, ma che sul lungo termine anch’io raggiungerò il mio?
Accettare un compromesso più favorevole al mio interlocutore può essere la strada giusta per ottenere, in un secondo tempo, un risultato positivo anche per me?

Una risposta affermativa a queste domande dovrebbe modificare la nostra percezione dell’obiettivo da raggiungere nel breve termine!

Non nascondiamo nulla.

La nostra proposta può comportare, oltre agli evidenti benefici che ce la fanno preferire ad altre, anche aspetti negativi.

In nome della trasparenza e della correttezza è sempre bene non nasconderli, soprattutto se le conseguenze ricadono sulla controparte.
Possiamo eventualmente decidere di presentare per sommi capi questi aspetti negativi oppure proporre azioni correttive volte a mitigarne gli effetti.

Insomma, essere onesti ci farà guadagnare credibilità, e non rischieremo di essere smascherati successivamente!

Non facciamo promesse che non possiamo mantenere.

Strettamente correlato al punto precedente ed altrettanto importante.

Promettere ciò che non si è certi di poter mantenere è poco professionale e deleterio.

Per il nostro accordo, perché disattese le promesse probabilmente salterà.
E per la nostra reputazione, perché la controparte avrà la certezza di non potersi più fidare di noi.

Se necessario prendiamoci del tempo per verificare la fattibilità di eventuali richieste.
Meglio una risposta ritardata ma realistica che una parola immediata che poi ci dobbiamo rimangiare!

Conduciamo il gioco.

Abbiamo studiato l’argomento e siamo preparati per la discussione.
Ci presentiamo in maniera opportuna e adeguata alla controparte.
Siamo consapevoli del risultato che vogliamo ottenere e di quali ostacoli potrebbero presentarsi sul nostro cammino.

Non ci resta che iniziare la negoziazione cercando di condurre il gioco: il risultato finale non è garantito ma il percorso per arrivarci sarà sicuramente più semplice! 😉

Dopo la negoziazione.

Obiettivo raggiunto!

Se la discussione è terminata e siamo riusciti ad ottenere il risultato sperato la prima cosa da fare è…festeggiare!!!

Non riposiamo sugli allori però.
Se nonostante il risultato positivo ci siamo resi conto che qualcosa nella trattativa non ha funzionato cerchiamo di capire cosa è successo e come evitare il riproporsi del problema.

Questa volta siamo stati fortunati, la prossima potrebbe non andarci così bene.

E se la negoziazione non è andata come speravamo?

Un’analisi di ciò che non ha funzionato è in questo caso imprescindibile.

Magari la ragione del mancato raggiungimento dell’obiettivo non è imputabile direttamente a noi.

Al contrario, potrebbe essere invece necessario rivedere la nostra strategia o le nostre richieste, o magari addirittura cercare un altro interlocutore che sia più in linea con ciò che vogliamo ottenere.

Analizzare la discussione ci permette di identificare elementi che dipendevano da noi e che avremmo potuto gestire meglio, ma anche ostacoli che non abbiamo saputo superare senza conseguenze.

Impariamo dai nostri errori per migliorare: in questo modo la “sconfitta” non sarà stata inutile!

Concludendo.

L’esito di una negoziazione non dipende sempre da noi.

Però c’è molto che possiamo fare per prepararci al meglio ed aumentare le nostre possibilità di essere vincenti.

Spero che gli spunti dell’articolo possano essere utili per migliorare le tecniche fin qui utilizzate per le discussioni che ci troviamo ad affrontare.

Se vuoi condividere spunti e riflessioni sull’argomento o sei hai qualche domanda specifica contattami oppure lascia un commento: confrontarci in prima persona sarà un piacere!

A presto.

0 0 vote
Article Rating
AIUTAMI A DIFFONDERE QUESTO ARTICOLO:
guest
0 Commenti
Inline Feedbacks
View all comments