Chi è l’assistente virtuale?
Dell’assistente virtuale ho già parlato più volte, per cui spero che ormai questa figura professionale sia stata ben inquadrata.
Nel caso ti fosse sfuggita qualche informazione, ecco comunque i link per un veloce ripasso!
ⓐ qui puoi vedere chi è l’assistente virtuale, quali sono le differenze rispetto ad una dipendente, quali attività potresti affidarle e quali vantaggi potresti ottenere contrattandone una;
ⓑ se ancora ti rimangono dubbi o curiosità, nella sezione Domande Frequenti puoi trovare tutto ma proprio tutto ciò che c’è da sapere sulle modalità operative ed organizzative di una assistente virtuale!
L’assistente virtuale in 10 parole.
L’assistente virtuale è una delle varie scelte a disposizione quando si ha la necessità di cercare un collaboratore.
Le caratteristiche di questa figura professionale sono però molto particolari, ed è quindi giusto prestare la giusta attenzione ad alcuni aspetti specifici, nell’ottica di una scelta mirata e soprattutto corretta.
Oggi quindi vorrei fare qualcosa di diverso, e cioè descrivere l’assistente virtuale con l’aiuto di 10 parole che ne definiscono le caratteristiche principali da ricercare.
La selezione che ho fatto riflette necessariamente la mia personalità, sia in ambito professionale che personale.
Credo però che una persona che possiede le caratteristiche che ho selezionato abbia maggiori possibilità di dimostrarsi la risorsa giusta per supportarti, con soddisfazione reciproca ed ottimi risultati finali.
Iniziamo subito!
① AFFIDABILITÀ
Particolarmente in ambito lavorativo l’affidabilità è sicuramente una delle doti principali da ricercare.
Significa prendere un impegno e portarlo a termine, sempre, ed al meglio delle proprie possibilità.
Se decidi di collaborare con una persona affidabile lo potrai fare con fiducia e serenità.
Con la fiducia che l’impegno assunto sarà trattato con professionalità, competenza, senso di responsabilità e precisione.
E con la serenità che non ci saranno problemi (e se ci saranno verranno affrontati e risolti).
Se stai cercando un supporto professionale che ti permetta di dedicare il tuo tempo solo alle attività centrali del tuo business, l’affidabilità deve veramente essere il primo aspetto da considerare!
② PROFESSIONALITÀ
La professionalità non si impara a scuola: si acquisisce sul campo, si rafforza e si migliora.
Per me l’essere professionale è l’unico modo accettabile di operare, e mi impegno al massimo affinché tutto il mio lavoro sia improntato alla professionalità ed alla qualità del servizio offerto.
Perché essere professionali è una scelta, spesso impegnativa.
Significa farsi carico di un impegno, portarlo a termine, essere collaborativi e propositivi, insomma, diventare la reale soluzione ad una criticità.
Tutti possono svolgere una attività, ma solo una professionista può portarla a termine presto e bene, diventando non essa stessa un nuovo problema, ma addirittura la soluzione ai tuoi problemi.
Attenzione quindi a dare il giusto peso alla professionalità che ci viene offerta insieme a quelle che potrebbero rivelarsi solo belle parole!
③ COMPETENZA
Per offrire un servizio di qualità è essenziale possedere la necessaria competenza ed utilizzarla al meglio.
Le competenze si acquisiscono innanzi tutto sul campo.
La curiosità e l’aspirazione al miglioramento continuo ci spingono poi ad approfondire le competenze che già abbiamo e ad acquisirne di nuove.
In questo modo si amplia la gamma di servizi offerti, che devono ovviamente rispondere a standard professionali e qualitativi ineccepibili.
E per ciò che non si conosce è fondamentale essere sempre pronti ad imparare!
Nella scelta dell’assistente virtuale “giusta” è quindi fondamentale verificare che abbia le competenze giuste per assicurarci il risultato che desideriamo ottenere e che sia disposta ad imparare ciò che magari non sa.
④ INTEGRITÀ
Personalmente credo che il raggiungimento dell’obiettivo valga quasi sempre l’abbandono della via consolidata a favore di una strada anche al di fuori dei soliti schemi.
Ciò non vale quando a dover essere abbandonati sono i nostri valori.
Si considera ”integro” ciò che non ha subìto diminuzioni qualitative o quantitative.
Ed il punto è proprio questo.
Si è integri sempre, non solo quando è semplice o comodo.
Costa fatica, e spesso ci procura la nomea di “sciocchi”, ma vuoi mettere la soddisfazione e la serenità quando ti guardi allo specchio?
L’integrità personale e professionale di un collaboratore sono ciò che ti permette di affidarti con fiducia e serenità.
⑤ TRASPARENZA
Molto vicina all’integrità (e difatti nella mia personale classifica viene subito dopo) c’è la trasparenza.
Credo che sia un concetto importante sempre, ma fondamentale in un rapporto di lavoro.
Trasparenza nei termini e nelle condizioni economiche che verranno applicate al lavoro svolto.
Chiarezza nella definizione dei risultati che si vogliono ottenere.
Condivisione delle modalità di svolgimento del lavoro e dei processi da seguire per portarlo avanti al meglio.
Tutti questi elementi, che garantiscono un rapporto di lavoro proficuo e senza incomprensioni, devono essere chiariti ed accettati da entrambe le parti.
Ecco perché un preventivo e un contratto precisi e dettagliati sono il minimo da pretendere prima di avviare una collaborazione.
⑥ FLESSIBILITÀ
Lo ammetto, per natura la flessibilità non è tra le mie virtù principali. 😊
In ambito lavorativo, però, ritengo che la flessibilità sia fondamentale, per cui mi ci adeguo con piacere.
Non si tratta di debolezza, ma della volontà di trovarsi a metà strada per ottenere il miglior risultato possibile.
In aggiunta al mettersi a disposizione del cliente, infatti, essere flessibili in ambito lavorativo significa adeguare il proprio supporto affinché si adatti perfettamente alla esigenza specifica del cliente, con l’obiettivo di raggiungere un buon compromesso tra ciò che viene richiesto e ciò che permetterà di ottenere il risultato migliore.
Questo è l’unico modo per essere “la giusta soluzione ad un problema” (che è proprio quello che cerco di fare nella vita 😉).
⑦ CUSTOMER ORIENTED
Essere “customer oriented” significa mettere il cliente al primo posto.
Ed è indubbio che il cliente sia il centro dell’attività di una assistente virtuale.
Questo ovviamente non vuole dire che il cliente abbia sempre ragione 😉.
Significa invece saper ascoltare le sue richieste e, con il giusto grado di flessibilità e proattività, proporre la soluzione che si adatta perfettamente alle sue esigenze.
Significa essere così professionale da interpretare i suoi reali bisogni e dargli un aiuto concreto, anche se questo si traduce nel rifiutare un incarico.
Perché “customer oriented” è avere la consapevolezza che il cliente ha per prima cosa il diritto di ricevere il miglior supporto possibile, che costituisca per lui, sempre e comunque, un reale valore aggiunto!
⑧ EFFICIENZA
Essere efficaci ed essere efficienti non sono la stessa cosa.
Una brava assistente virtuale non deve limitarsi a svolgere il lavoro assegnato entro i termini indicati.
La sua efficienza deve tradursi nello svolgere le sue mansioni al meglio, cioè raggiungendo l’obiettivo ottimizzando le risorse disponibili.
Ciò può avvenire utilizzando strumenti che permettano di velocizzare le attività, oppure migliorando processi non completamente adeguati.
L’assistente virtuale può mettere a disposizione la sua esperienza e le sue conoscenze per ottimizzare le risorse disponibili senza per questo interferire con l’obiettivo da raggiungere.
⑨ PROBLEM SOLVING
Partiamo da un presupposto: ogni problema ha una soluzione, bisogna solo essere in grado di trovarla! 😉
Per un problem solving veramente efficace servono capacità di analisi, visione ampia, intuizione ed impegno.
Bisogna essere in grado di agire velocemente ma con calma, ed essere assertivi e collaborativi con chi – insieme a noi – può essere parte della soluzione.
Un’assistente virtuale deve sicuramente possederla: nella sua veste di supporto e “braccio destro” non può permettersi di chiedere aiuto davanti ad ogni singolo problema.
Al contrario, deve essere risorsa proattiva, agevolando il raggiungimento di una soluzione e sollevando il cliente anche da questo impegno!
⑩ REPUTAZIONE
Ho scelto di mettere la reputazione come ultima parola non perché sia meno importante delle altre, ma perché non riguarda direttamente l’assistente virtuale.
O meglio, la riguarda, ma è un’informazione che solo altri possono trasferire.
Una cliente soddisfatta, un socio appagato o un datore di lavoro contento non avranno problemi a tessere le lodi di chi ha collaborato con loro.
Utile quindi, ove possibile, fare riferimento a chi ha già avuto rapporti professionali o personali con la persona che collaborerà con te.
Ciò permetterà di conoscere aspetti probabilmente non percepiti dopo un contatto superficiale, ma che potrebbero invece essere rilevanti per la buona riuscita di una collaborazione.
Che fatica definire l’assistente virtuale!
È stato veramente difficile scegliere solo 10 parole…
Sono veramente tanti gli aspetti di una assistente virtuale che ritengo importanti, ma ho cercato di selezionare solo i più rappresentativi, che secondo me dovrebbero essere alla base di un rapporto di collaborazione che può funzionare.
Concludendo.
L’assistente virtuale è una figura professionale veramente poliedrica.
Può supportarti nel lavoro e nella vita privata in tanti modi diversi.
Soprattutto, può adattare il suo supporto a ciò che ti serve veramente, rispondendo con flessibilità ad eventuali cambiamenti delle tue esigenze.
Insomma, descrivere una figura così utile con sole 10 parole è impossibile, ma le parole che ho scelto sono sicuramente tra quelle più importanti da considerare se stai valutando di collaborare con una assistente virtuale.
Se ti è rimasto qualche dubbio o se semplicemente vuoi saperne di più contattami oppure lascia un commento, risponderò con piacere!
A presto.
Con il mio lavoro posso dare più valore al tuo tempo, rendere più semplici e leggere le tue giornate e permetterti di focalizzare attenzione ed energie sulle attività fondamentali per il tuo business o sui tuoi interessi privati. In breve, il mio obiettivo è essere, sempre, la giusta soluzione alle tue esigenze.