Arriva un momento in cui ti rendi conto di avere bisogno di aiuto.
A quel punto non ti resta che trovare qualcuno che ti supporti per uno o più aspetti della tua attività.
Ma ecco che nasce il vero problema: come scegliere i collaboratori per non sbagliare?
L’importanza di delegare ai collaboratori.
Sia in ambito professionale che nella vita privata, possiamo suddividere gli impegni in attività centrali e secondarie.
Le prime sono quelle che, per essere svolte, richiedono la tua professionalità e competenza o il tuo coinvolgimento diretto.
Queste attività, ovviamente, non possono che “rimanere a tuo carico”.
La seconda categoria comprende invece impegni dei quali è indispensabile occuparsi, ma che possono essere svolti da altre persone.
Delegando queste attività a collaboratori avrai l’opportunità di concentrare energie e risorse solo su ciò che conta veramente, evitando di “sprecare” parte del tuo tempo in attività necessarie ma “di contorno”.
Il primo passo per scegliere i tuoi collaboratori.
Per procedere nella giusta direzione e cercare esattamente ciò che ti serve è fondamentale avere le idee chiare:
⓵ che tipo di risorsa mi serve?
- quali competenze deve avere?
- mi interessa che abbia una qualifica specifica?
- la persona dovrà essere fisicamente presente nella mia sede di lavoro oppure può lavorare anche altrove?
- dovrà lavorare in orari prefissati oppure è sufficiente che i compiti vengano completati entro i termini che indicherò?
- preferisco dare input specifici oppure posso lasciare autonomia operativa?
⓶ per quanto tempo mi servirà?
- il mio carico di lavoro è in generale aumentato?
- ho bisogno di supporto per fare fronte ad una situazione contingente, ad un progetto imprevisto o al picco di lavoro in un particolare periodo?
- per quante ore al giorno, alla settimana o al mese mi servirà questo supporto?
- la risorsa mi servirà solo per un periodo di tempo definito?
Non è una domanda ma è utile lo stesso.
C’è un’altra cosa che puoi fare per rispondere più facilmente alle domande: identificare i vari impegni che compongono le tue giornate e stimare il tempo che impieghi per ognuno di essi.
In questa attività può aiutarti la matrice di Eisenhower.
La matrice ti pone infatti nella condizione di capire come impieghi veramente le tue giornate e quindi di definire quali impegni puoi delegare ai tuoi collaboratori per essere più efficiente e ricavare il massimo dal tuo tempo.
Scegliere i collaboratori: quali le opzioni?
Le opzioni tra le quali scegliere un supporto sono tante e molto diverse tra loro.
Di seguito una breve carrellata delle varie tipologie di collaborazione, per comodità suddivise in macro-aree.
Sono stata volutamente generica, perché l’argomento “lavoro” è ampio e variegato…e cambia alla velocità della luce.
Lavoro subordinato
Il classico contratto “da dipendente”, utile se pensi che il supporto ti serva in maniera continuativa.
In base alla sua durata il contratto può essere a tempo indeterminato oppure determinato.
Inoltre, in base all’orario di lavoro richiesto, il contratto si identifica in full-time o part-time.
Fanno parte di questa categoria anche i contratti precedentemente definiti Co.Co.Pro..
Stage – Apprendistato – Tirocinio extra-curriculare
Se puoi e vuoi formare professionalmente la figura che stai cercando una buona opzione sono gli stage, l’apprendistato e il tirocinio extra-curriculare.
Non potrai pretendere che la persona possieda già tutte le competenze oppure che lavori in autonomia, ma potrai “plasmarla” secondo le tue esigenze e gli specifici processi aziendali.
Somministrazione di lavoro
Con la somministrazione di lavoro ti rivolgi ad un’agenzia che ti mette a disposizione collaboratori che rispondano ai requisiti che avrai in precedenza indicato.
Potrai stabilire inoltre i vari parametri della prestazione, tra cui sede ed orari di lavoro e le modalità con le quali la prestazione verrà erogata.
Contratto di lavoro intermittente – PrestO voucher lavoro occasionale
Opzioni interessanti se ti serve supporto in maniera discontinua o intermittente, ad esempio solo in alcuni periodi della settimana, del mese o dell’anno.
La differenza è invece che il primo è un vero e proprio contratto di lavoro subordinato, per cui la persona sarà tua dipendente.
La seconda opzione, riservata alle imprese, pur prevedendo precisi vincoli sia per il committente che per il prestatore d’opera permette di utilizzare i voucher solo al bisogno.
Lavoratori autonomi
Non tuoi dipendenti, quindi, ma lavoratori autonomi che possono supportarti in maniera saltuaria o continuativa.
Trattandosi di collaborazione professionale, tali rapporti sono di solito regolati da un contratto che prevede i termini della collaborazione che, per quanto riguarda le modalità operative, potrai concordare ma non imporre al professionista.
I lavoratori autonomi possono effettuare prestazioni in ritenuta d’acconto (con limiti massimi di reddito stabiliti dalle normative vigenti) oppure emettere fattura come un normale fornitore (collaboratori con partita I.V.A.).
Obblighi e costi.
Nella tua ricerca devi considerare che ognuna delle risorse che prenderai in considerazione prevede obblighi diversi in ambito previdenziale, fiscale e di diritto del lavoro.
Anche i costi collegati saranno diversi ed avranno un impatto sul tuo budget e sulla redditività della tua attività.
Ecco perché un consiglio professionale (magari dopo una ricerca preliminare sul web) è il miglior passo da fare: un consulente del lavoro è la persona adatta a fornirti tutte le informazioni per una scelta ragionata tra le varie tipologie di collaboratori disponibili.
Pro e contro.
Ognuna delle opzioni citate prevede vantaggi e svantaggi.
Il contratto di lavoro subordinato ti permette ad esempio di decidere in prima persona la sede e gli orari di lavoro e come il lavoro dovrà essere svolto.
Di contro prevede vari obblighi, come ad esempio il rispetto della normativa del lavoro e del CCNL applicato, il versamento di contributi previdenziali ed imposte, eccetera.
Per una collaborazione con lavoratori autonomi sono praticamente assenti gli obblighi relativi alla normativa del lavoro (come del resto in caso di lavoratori interinali): non potrai però imporre al professionista orari o sede di lavoro (che invece potrai concordare con l’agenzia di somministrazione del lavoro).
I voucher PrestO non prevedono obblighi previdenziali e tributari, ma sono soggetti ad una particolare procedura per utilizzarli.
L’apprendistato e lo stage prevedono interessanti incentivi contributivi ed economici ma devi mettere in conto il tempo necessario a formare la risorsa.
La luce in fondo al tunnel in due mosse.
La materia è vasta, ostica e cambia molto in fretta, ma con due semplici mosse puoi riuscire a venirne a capo:
- rispondi alle domande indicate in precedenza per definire il profilo della risorsa che stai cercando;
- rivolgiti a un consulente del lavoro che potrà elencarti tutte le opzioni disponibili e dettagliarne costi ed adempimenti necessari.
…e poi c’è l’assistente virtuale!
In realtà l’assistente virtuale rientra nella categoria dei collaboratori con partita I.V.A..
Questa figura professionale è però talmente particolare che vorrei dedicarle un apposito discorso.
Fatti, non parole!
Anziché spiegarti i perché e i percome dell’assistente virtuale preferisco segnalarti alcuni esempi concreti di situazioni e problemi che puoi risolvere, velocemente e semplicemente, collaborando con una assistente virtuale.
⓵ non hai tempo a sufficienza per gestire autonomamente tutti gli aspetti della tua attività ma esiti ad assumere un dipendente
Assumendo un dipendente devi sostenerne i costi ma anche occuparti delle pratiche per la selezione e l’assunzione, devi prevedere una postazione di lavoro e probabilmente anche un periodo di training.
L’assistente virtuale, invece, non è una dipendente ma una libera professionista.
Come tale gestisce autonomamente tutti gli aspetti della sua professione (versamento contributi, ferie, malattia, assicurazioni, postazione di lavoro, attrezzature da ufficio, ecc.), così che tu non te ne debba fare carico!
👍 Soluzione ottimale per:
- liberarti di mansioni che non devi svolgere in prima persona;
- risparmiare tempo prezioso da dedicare alla tua attività principale;
- ottenere il tanto desiderato supporto senza doverti fare carico di ulteriori problemi.
⓶ la tua attività prevede picchi di lavoro (o progetti imprevisti)
Il rapporto di collaborazione con una assistente virtuale è flessibile e modificabile per adattarsi alle esigenze ed ai ritmi della tua attività e può essere concluso senza alcun vincolo alla scadenza del contratto.
Inoltre, l’assistente virtuale quantifica il suo compenso sulle ore di lavoro effettivamente svolte oppure sul completamento di un progetto.
In pratica decidi tu quali mansioni o quale progetto specifico vuoi affidarle, l’impegno richiesto in termini di tempo e l’eventuale scadenza per il completamento dell’attività.
L’assistente virtuale è competente e flessibile, si adatta alle tue esigenze fornendoti il supporto professionale del quale hai bisogno (e soprattutto quando ne hai bisogno).
👍 Soluzione ottimale per:
- pagare solo per le ore effettivamente lavorate;
- modificare l’impegno dell’assistente virtuale in base al tuo reale volume di attività nel tempo;
- terminare la collaborazione nel caso in cui non avessi più bisogno di un supporto esterno;
- assicurarti flessibilità operativa.
⓷ devi occuparti di qualcosa per cui non hai tempo, voglia o competenza
L’assistente virtuale è una professionista e come tale possiede competenze tecniche, linguistiche, organizzative ed operative.
Queste competenze vengono messe a tua disposizione per lo svolgimento dei compiti che deciderai di assegnare.
In questo modo non hai la necessità di formarti su materie per le quali magari non hai interesse o di imparare ad utilizzare nuovi strumenti o piattaforme.
L’assistente virtuale lo farà al posto tuo, svolgendo e portando a termine il lavoro con lo stesso senso di responsabilità con il quale lo svolgeresti tu.
Rientra in questo scenario anche l’organizzazione (o l’implementazione) di processi aziendali e di singole attività, come ad esempio l’archivio cartaceo o digitale, la posta elettronica, eccetera.
Dovrai semplicemente concordare le modalità di svolgimento del lavoro nell’ottica del risultato finale che desideri.
L’assistente virtuale strutturerà il lavoro come da tue istruzioni e condividerà con te il risultato finale.
E se necessario ti darà un supporto continuativo per mantenere questi contesti in piena efficienza.
In questo modo potrai goderti tutti i vantaggi di un’ottima organizzazione senza doverci perdere tempo.
👍 Soluzione ottimale per:
- assicurarti che le attività vengano svolte correttamente ed entro i termini richiesti;
- avere a tua disposizione alta professionalità, esperienza ed un’ampia gamma di competenze;
- evitare di impiegare tempo prezioso per acquisire competenze specifiche;
- risparmiare i costi di abbonamento a nuovi strumenti e piattaforme;
- iniziare a lavorare in un contesto professionale strutturato;
- organizzare in maniera efficace alcuni aspetti della tua vita privata.
Tutto ma proprio tutto sull’assistente virtuale.
Se ho risvegliato la tua curiosità e vuoi saperne di più ti invito a visitare le altre sezioni di questo sito.
Troverai informazioni dettagliate su di me come persona e come professionista e sul mio background professionale.
Potrai anche scoprire quali servizi posso mettere a tua disposizione per supportarti nell’attività lavorativa o nella vita privata.
E potrai anche leggere i pareri di persone che mi conoscono bene e che hanno lavorato (e stanno tuttora lavorando) con me.
Se ancora non ti basta e ti rimangono dubbi o curiosità, nella sezione Domande Frequenti puoi trovare tutto ciò che ti serve sapere sulle modalità operative ed organizzative di una assistente virtuale!
Concludendo.
Perché continuare ad occuparti in prima persona di tutti gli impegni quando hai la possibilità di farti supportare da qualcuno?
A prescindere da chi sceglierai per aiutarti, l’importante è rendersi conto del problema ed attivarsi per risolverlo.
Vedrai, le tue giornate saranno più semplici (e probabilmente più efficienti), avrai molti, molti problemi in meno e la tua qualità di vita migliorerà!
Ti sembra poco?!? 😉
Se vuoi condividere spunti e riflessioni sull’argomento o sei hai qualche domanda specifica contattami oppure lascia un commento: parlarti direttamente o risponderti sarà un piacere!
Grazie e a presto.
Con il mio lavoro posso dare più valore al tuo tempo, rendere più semplici e leggere le tue giornate e permetterti di focalizzare attenzione ed energie sulle attività fondamentali per il tuo business o sui tuoi interessi privati. In breve, il mio obiettivo è essere, sempre, la giusta soluzione alle tue esigenze.