Organizzare lo spazio: l’importanza di un archivio pratico e funzionale.

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disordine

Le giornate non sono mai abbastanza lunghe per occuparsi di tutto.

Pochi e semplici accorgimenti possono essere la soluzione per migliorare la produttività e diventare più efficienti.

citazione organizzazione

Che ti piaccia oppure no, la parola d’ordine per sfruttare al meglio ogni momento delle tue giornate è: organizzazione!

Organizzare il contesto nel quale operi potrà sembrarti strano all’inizio, ma fin da subito ti accorgerai che la tua vita scorre più facilmente, gli impegni sembrano meno gravosi, il tempo pare dilatarsi…insomma, organizzarti ti aiuterà a ridurre l’ansia e lo stress perché sentirai di poter gestire le attività quotidiane con maggiore facilità e minore sforzo.

Organizzazione: si, ma come?

Una buona organizzazione coinvolge te e lo spazio che ti circonda, il tuo tempo, i tuoi pensieri ed il tuo modo di lavorare: praticamente uno “scenario” nuovo nel quale ti troverai ad agire.

Per questo motivo, l’organizzazione riguarda:

1️⃣ lo spazio

2️⃣ la mente

3️⃣ il tempo

Il primo passo: organizzare lo spazio

Fai un bel respiro e iniziamo!

1. Tieni a portata di mano tutto ciò che ti serve

Lo spazio dove lavori, sia esso un ufficio, una singola scrivania o una stanza della tua casa, deve essere organizzato in maniera efficiente, deve cioè metterti nella condizione di trovare – senza perdite di tempo – tutto ciò che usi spesso o che ti serve per un determinato lavoro.

Regola generale: cancelleria, archivi, documenti, la tua agenda, il cellulare (ma anche una bottiglietta d’acqua o la tua inseparabile tazza di thè o caffè) devono essere a portata di mano (nel senso letterale del termine).

Alzarti ogni volta che ti serve qualcosa ti fa perdere tempo e concentrazione.

Organizza quindi il tuo spazio di lavoro in modo da raggiungere tutto ciò che ti serve senza doverti allontanare, anzi, solo allungando un braccio.

2. Crea un archivio organizzato delle email

archivio email

Archiviare le email in entrata ed in uscita di permetterà di trovare subito quello che cerchi.

Puoi creare cartelle e sottocartelle organizzate secondo la tua preferenza.

In generale le modalità più comuni di archiviazione sono in base all’argomento oppure al mittente/destinatario.

Scegli la suddivisione che più si adatta al tuo modo di pensare: solo in questo modo riuscirai a trovare velocemente una mail archiviata quando ne avrai bisogno.

Se il tuo account di posta lo consente puoi anche visualizzare i messaggi come conversazioni: una modalità utilissima per raggruppare tutta la corrispondenza scambiata con una persona!

3. Crea un archivio organizzato nel tuo pc

Anche per l’archivio del tuo pc valgono gli stessi criteri già indicati per le email: ad ogni file deve essere assegnato un posto preciso, così saprai sempre come trovarlo in fretta!

Personalmente trovo molto utile partire con la creazione di una cartella “base”, che puoi nominare “Documenti” oppure con il tuo nome.

All’interno di questa cartella potrai poi creare un numero infinito di sottocartelle suddivise secondo il criterio già esposto, e cioè in modo che ti sia immediato ricordare dove hai archiviato un determinato file!

Puoi prendere questo esempio come riferimento:

archivio documenti pc
  • una cartella base “Lavoro”
  • all’interno di questa cartella, una serie di sottocartelle: “Delegando – Attività”, “Delegando – Immagini”, “Delegando – Sito&Social”, ecc.
  • per la sottocartella “Delegando – Attività”, poi, altre sottocartelle: Contratti, Documenti, Fatture, ecc..


Insomma, un numero infinito di cartelle e sottocartella per rendere il tuo archivio veramente funzionale!

⚠️ Il desktop non è una cartella!

archivio desktop

Se il tuo obiettivo è l’organizzazione, il desktop non è sicuramente il luogo migliore dove archiviare tutti i tuoi file e le tue cartelle!

Rendere il desktop una foresta intricata non ti aiuterà certo a trovare quello che stai cercando.

Quindi, usa il desktop solo per posizionarci la cartella “base” che avrai creato, oltre che i collegamenti ai programmi o ai file che utilizzi più spesso.

Ricorda inoltre che se utilizzi Windows puoi, per i singoli programmi:

💡 ottenere la lista degli ultimi file utilizzati
               Come? ☞ fai clic con il tasto destro sull’icona del programma nella barra delle applicazioni

💡 tenere in evidenza i file che utilizzi più spesso
               Come? ☞ posizionati sul nome del file e fai clic sulla «puntina».

4. Archivia i documenti

Anche per i documenti cartacei vale quanto detto per email e file:

Un posto per ogni cosa, ogni cosa al suo posto

In questo modo troverai sempre velocemente ciò che stai cercando!

Archivio digitale

La prima opzione è un archivio digitale.

Scansiona tutti i documenti che vuoi conservare.

Con gli stessi criteri utilizzati per l’archivio del pc crea un archivio che sia logico e pratico, poi salva i documenti nelle relative cartelle.

Il vantaggio di non dover conservare carta è purtroppo “bilanciato” dal tempo necessario ad effettuare la scansione dei documenti.

Considera però che l’archiviazione digitale sta assumendo una crescente importanza.
Ti invito quindi a valutare attentamente questa opzione, anche e soprattutto nell’ottica dei vantaggi che può portare a lungo termine!

Archivio cartaceo

archivio cartaceo

La seconda opzione è il normale archivio cartaceo.

La classificazione dei documenti può essere fatta per argomento, oppure in base a qualsiasi altro criterio che ti risulti comodo, l’importante è che l’archivio sia organizzato e logico.

Il consiglio è di tenere a portata di mano i raccoglitori che utilizzi più spesso.

Quelli che ti servono con minor frequenza possono invece essere riposti anche lontano dalla tua postazione di lavoro.

I vantaggi di un archivio ben strutturato

Come detto, un sistema di archiviazione efficace è alla base di una buona organizzazione.

E una buona organizzazione è indispensabile per:

✔ snellire i processi

✔ ottimizzare i tempi

✔ lavorare presto e bene

✔(perché no?) dimostrare la propria professionalità!

E se ti serve un aiuto…

L’organizzazione dello spazio non è un’attività particolarmente complicata.

Ti serve solo un po’ di impegno e la giusta motivazione per iniziare…

Se pensi di avere bisogno di un aiuto per impostare il lavoro in modo corretto ti invito a contattarmi: possiamo discutere insieme qual è il modo migliore di procedere e trovare la soluzione perfetta per le tue esigenze.

Se invece vuoi lavorare in un ambiente organizzato ma proprio non hai tempo o voglia di occupartene, puoi affidare a me la realizzazione pratica di questa attività.

 

Nel mio ruolo di assistente virtuale metto a disposizione di clienti ed utenti tanti servizi, tutti con la stessa finalità: dare più valore al tempo.

E proprio l’organizzazione del tempo è l’argomento che mi riprometto di esplorare in uno dei prossimi articoli: mi raccomando, non perderlo!

 

Per il momento spero di esserti stata utile e ti invito a contattarmi per qualsiasi dubbio o perplessità dovessi avere.

E se hai suggerimenti utili da condividere ti ringrazio fin d’ora se vorrai lasciare un commento.

Grazie dell’attenzione e a presto!

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