Time tracking: perché tracciare il tempo è così importante?

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gestione del tempo time tracking

Come pensiamo di utilizzare il nostro tempo e come in realtà lo utilizziamo sono spesso due cose diverse.

Tracciare il tempo (il cosiddetto time tracking) ci permette di far coincidere questi due aspetti, così che possiamo essere veramente consapevoli del modo in cui impieghiamo le nostre giornate.

Ma il time tracking è molto, molto di più

Come passi le tue giornate?

Le giornate volano, e questa non è una novità.

Ma quante volte ti è capitato di arrivare a sera e di non essere in grado di fare un resoconto preciso delle attività che hai svolto?
E probabilmente non sapresti nemmeno stimare quanto tempo hai impiegato per occuparti di ognuna di esse…

Ecco perché tracciare il tempo può essere la soluzione a tanti problemi!

Grazie al time tracking puoi capire esattamente che impegno di tempo ha richiesto ogni singolo compito, ma anche il tempo che hai “perso” in attività irrilevanti.

I vantaggi del time tracking

Sapere esattamente come impieghi il tuo tempo è fondamentale per tutta una serie di motivi:

① Aumentare la produttività

Tracciare il tempo ti permette di capire quali sono le attività che ti fanno perdere più tempo.
Può inoltre aiutarti a definire quelle che potrebbero essere ottimizzate o, meglio ancora, delegate ad altri.

Se ti interessa fare un’analisi approfondita di come impieghi le tue giornate la matrice di Eisenhower può aiutarti!

E se ti accorgi che tante delle attività che svolgi si trovano nel riquadro “Delega” in questo articolo potrai trovare degli utili suggerimenti per risolvere il problema.

② Stilare preventivi più precisi

Il time tracking ti dà la possibilità di stilare preventivi realistici perché basati su dati certi ricavati da impegni simili svolti in passato.

Ciò è valido, ovviamente, anche per fissare in maniera più attendibile le tariffe relative a servizi che svolgi regolarmente.

③ Presentare report consuntivi ai tuoi clienti

Grazie al time tracking potrai sottoporre ai tuoi clienti un report dettagliato delle attività svolte per loro conto o del tempo impiegato per portare a termine un progetto.

Ciò permette loro di aumentare la fiducia nei tuoi confronti e di fugare eventuali dubbi sul tempo effettivamente necessario per svolgere gli incarichi che ti hanno affidato.

Aggiunge inoltre al tuo lavoro trasparenza e professionalità.

④ Verificare la redditività del tuo lavoro

Al completamento di ogni attività o progetto potrai verificare se il compenso richiesto al cliente al momento del preventivo è in linea con i dati reali raccolti grazie al time tracking.

In questo modo, se necessario, potrai eventualmente affinare le tue metodologie di calcolo per i lavori successivi.

⑤ Stabilire le scadenze

Sapere quanto tempo ti serve per portare a termine un lavoro ti permette di decidere in maniera affidabile quanto tempo prima devi iniziare ad occupartene.

Ciò ti permette di:
► avere a disposizione tutto il tempo necessario per svolgere l’attività serenamente
► rispettare la scadenza senza problemi.

⑥ Definire realisticamente i tuoi impegni

Se programmi le attività da svolgere senza avere un’idea precisa del tempo necessario a svolgerle ti esponi al rischio di non riuscire a portare a termine tutti i tuoi compiti.
Oppure di riuscirci, ma affannandoti tra un impegno ed un altro.

L’uso del time tracking rende la tua agenda più attendibile e ti permette di arrivare a fine giornata con tante voci cancellate dalla tua to-do list e molto meno stress!

E se vuoi saperne di più su come gestire in maniera efficace impegni e to-do list, potrebbe interessarti leggere questo articolo.

Come tracciare il tempo?

Puoi semplicemente prendere nota su un foglio del tempo impiegato per occuparti di un’attività, riportando poi i dati in un foglio di calcolo.

L’alternativa più semplice e veloce è però a mio avviso l’utilizzo di uno dei tanti programmi o applicazioni sviluppati appositamente a questo scopo.

Strumenti di time tracking

Se fai una ricerca sul web ti accorgerai che la scelta degli strumenti utilizzabili per il time tracking è veramente ampia.

Possiamo genericamente suddividere questa offerta in base a:

► Piano tariffario

Ci sono strumenti che puoi utilizzare gratuitamente, altri che propongono diversi piani di acquisto ed altri ancora che prevedono l’utilizzo solo su abbonamento.

Nella maggior parte dei casi è possibile effettuare un periodo di prova gratuita, opzione che ti considero di sfruttare per valutare adeguatamente l’acquisto di un piano a pagamento.

► Team

Alcune applicazioni sono particolarmente indicate per liberi professionisti o piccoli team.
Altre invece possiedono caratteristiche che le rendono più idonee all’utilizzo nell’ambito di gruppi di lavoro più ampi.

► Utilizzo

In base alle funzionalità specifiche delle singole piattaforme è possibile scegliere lo strumento più adatto al monitoraggio di singole attività svolte oppure alla gestione di veri e propri progetti.

Come scegliere?

L’unico modo per scegliere lo strumento giusto per le tue esigenze è verificarne le funzionalità e gli eventuali costi che potresti dover sostenere.

Un breve test di ogni applicazione ti farà capire quanto intuitivo sia l’utilizzo.
Soprattutto, potrai accertare se quello strumento risolve i tuoi problemi e si adatta alle tue esigenze.

Per facilitare la scelta puoi anche ricercare le recensioni che gli utenti lasciano riguardo alle singole applicazioni: in questo modo potrai avere dei giudizi obiettivi e basati sul reale utilizzo di ogni singolo strumento.

C’è un concetto che ripeto sempre e nel quale credo fermamente: non esiste nessun “strumento giusto”, esiste lo “strumento giusto per te”…ed è a quello che devi mirare!

Fatte le varie considerazioni e valutazioni, quindi, non ti resta che fare la tua scelta!

Alcuni esempi

Tra le piattaforme di time tracking più utilizzate puoi trovare (in rigoroso ordine alfabetico): Clockify, FocusMe, Harvest, HubStaff, ManicTime, Rescue Time, TimeCamp, Timely, Toggl, TopTracker, TrackingTime, VeriClock, Zapier…ma la scelta è talmente ampia che questa lista non è neanche lontanamente esaustiva.

La mia scelta: Toggl

Io personalmente utilizzo Toggl, che fin dall’inizio ho trovato semplice da utilizzare ed intuitivo, oltre che dotato di interessanti funzionalità già nella versione gratuita.

Innanzi tutto Toggl è disponibile sia come software per l’utilizzo da desktop che come app per smartphone, oltre ad essere utilizzabile anche via web.

Toggl può inoltre essere integrato nei programmi e nelle app che utilizzi regolarmente: qui trovi la lista delle estensioni disponibili, che ad oggi sono più di 100!

In questo modo puoi tracciare le tue attività a prescindere dal dispositivo che stai utilizzando e direttamente dal programma o applicazione dove stai svolgendo tali attività…comodo, no?

Come usare Toggl

Iniziare ad usarlo è semplicissimo.

Per l’utilizzo da desktop ti registri sul sito, oppure scarichi la app e puoi utilizzarlo fin da subito su tablet o smartphone.

A questo punto devi semplicemente:

  • definire il progetto: può essere il nome del tuo cliente oppure un progetto specifico
  • specificare, se necessario, le singole attività del progetto: alcuni esempi possono essere “corrispondenza”, “incontro con il cliente”, “prenotazioni” o qualsiasi altra singola attività tu svolga per il cliente o nell’ambito di un progetto specifico

…e finalmente puoi iniziare a tracciare il tempo premendo il bottone verde “Start”!

Non mi dilungo oltre sulle modalità operative, perché questo strumento è veramente intuitivo.

Se può esserti di aiuto, la versione desktop di Toggl prevede anche un “Toggl Desktop Tutorial”: selezionabile nella sezione Impostazioni, il tutorial ti fornisce le istruzioni di base per iniziare ad utilizzare Toggl.

Toggl Reports

I preziosissimi report!

Una delle opzioni che trovo più interessanti di Toggl è la disponibilità dei report delle attività svolte (Impostazioni > Reports).

Il report ti permette di vedere il risultato globale, dettagliato o settimanale.
É poi possibile filtrare le rilevazioni in base al periodo di riferimento, al progetto, al cliente, ecc..

Insomma, report completamente personalizzabili per adattarsi al meglio alle tue necessità.

I report sono anche scaricabili in formato PDF e CSV: in questo modo puoi modificarli, analizzarli o semplicemente inoltrarli a collaboratori e clienti.

Gratuito oppure a pagamento?

La versione gratuita di Toggl permette di condividere progetti e clienti con un team fino a 5 persone.

Secondo il mio parere personale offre quindi funzionalità del tutto sufficienti alle esigenze quotidiane di liberi professionisti o piccoli team.

In alternativa alla versione gratuita Toggl è comunque disponibile anche con tre profili a pagamento: Starter, Premium ed Enterprise.

Starter e Premium sono adatti a team composti da più di 5 persone e forniscono funzionalità aggiuntive rispetto alla versione free: puoi verificare qui le specifiche caratteristiche di ognuno dei profili citati.

Enterprise è invece un profilo espressamente studiato per le grandi organizzazioni, quindi completamente personalizzabile sia in termini di costi che di funzionalità: in caso di interesse ti consiglio di contattare direttamente il Supporto Clienti.

Il mio suggerimento è di verificare le caratteristiche dei singoli profili e valutare quale delle versioni disponibili risponde maggiormente alle tue esigenze.

Se hai dei dubbi sulla scelta considera eventualmente di usufruire della prova gratuita offerta dalla piattaforma prima di decidere di passare ad un profilo a pagamento.

Concludendo

Il time tracking è un’attività semplice e veloce, che non necessita l’impiego di particolari risorse, sia in termini di tempo che di impegno o competenze.

Ma come hai visto i vantaggi che ne puoi ricavare sono veramente tantissimi!

Penso di averti fornito tutte le informazioni necessarie a valutare adeguatamente questa attività che, ne sono certa, ti permetterà di migliorare la tua produttività, il tuo lavoro e le tue giornate!

Spero di esserti stata utile e ti invito a contattarmi per qualsiasi dubbio o curiosità dovessi avere su questo argomento.

Se conosci o utilizzi altri strumenti di time tracking lascia un commento per condividere le tue informazioni ed i tuoi suggerimenti.

Grazie e a presto!

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