Un po’ di organizzazione e gli strumenti giusti: ecco cosa ti serve per rendere le tue giornate più semplici!

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strumenti scrivania

„Chi sceglie strumenti inadatti ad un compito, non deve lamentarsi se poi quelli tagliano la mano che li impugna.“

Ti sarà sicuramente capitato di doverti occupare, professionalmente o in ambito privato, di attività per le quali non hai le competenze adatte.

O magari hai solo poco tempo a disposizione, troppo poco per imparare ciò che ti servirebbe sapere.

E a volte anche la voglia manca, perché quel lavoro proprio non ti piace!!!

Come ti capisco, capita spesso anche a me…

Problem solver per vocazione

Fortunatamente ho due aspetti positivi dalla mia parte.

Il primo è che sembra io abbia la vocazione al problem solving (mi piace, e mi riesce anche molto bene 😊), per cui trovare la soluzione ad un problema è per me un punto di onore.

Il secondo è che come assistente virtuale sono sempre alla ricerca di strumenti che mi permettano di essere efficiente ed organizzata, sia per il mio lavoro, sia per le attività che svolgo per i miei clienti.

Per questo mi guardo sempre intorno per individuare applicazioni o strumenti (spesso li trovi identificati come “tools”) che mi possano essere utili.

Se sono così fortunata da trovarne di interessanti ne studio le funzionalità e li provo per qualche tempo, così da verificarne l’efficienza e l’aderenza alle necessità mie o dei miei clienti.

E se passano l’esame sul campo…non li lascio più!

Efficace o efficiente?

L’efficacia indica
la capacità di
raggiungere l’obiettivo prefissato,
mentre l’efficienza valuta l’abilità di farlo
impiegando le risorse minime indispensabili.

Se hai un’attività professionale ti devi probabilmente occupare di tante attività diverse, e può darsi che spesso ti trovi a doverti fare carico di lavori che richiedono competenze che non hai.

O magari sei costretto ad utilizzare strumenti che non conosci o che per vari motivi non hai mai usato prima.

Sono certa che tu sia efficace: grazie alla tenacia ed all’impegno raggiungi sempre il risultato finale che ti eri prefissato (o che la tua attività – volente o nolente – richiede).

Ma sei certo di raggiungere questo risultato nel miglior modo possibile, e cioè con il minimo dispendio di energia e di risorse (cioè in modo efficiente)?

Tre strumenti da provare

Lo ammetto: detesto perdere tempo per svolgere attività che, con gli strumenti giusti, richiederebbero meno tempo e meno energie!

Per questo motivo mi fa piacere condividere le mie “scoperte” con te!

Ti presento tre strumenti che utilizzo regolarmente, alcuni dei quali quotidianamente.

Si, perché mi hanno veramente cambiato la vita, permettendomi di risolvere quei piccoli ma fastidiosissimi problemi che rendevano le mie giornate difficili, a volte poco produttive, spesso troppo stressanti.

Partiamo!

Google Calendar

Google Calendar

Ho iniziato ad utilizzarlo due anni fa.

L’anno scorso l’ho utilizzato in parallelo alla mia amata agenda cartacea, per verificare quanto fosse in linea con le mie esigenze (e quanti impegni e promemoria sarei riuscita a perdere per strada).

Il test è stato assolutamente vincente, così da quest’anno utilizzo solo Google Calendar!

Cosa puoi fare con Google Calendar:

  • creare eventi ricorrenti
  • fissare una o più notifiche (anche via mail) per ogni evento per ricordarti l’avvicinarsi dell’impegno, così sei certo di non dimenticartene ma anche di essere adeguatamente preparato
  • contrassegnare i promemoria con colori diversi, così da classificarli in base alla loro priorità oppure alla loro tipologia (lavoro, tempo libero, ricorrenze, ecc.)
  • condividere con altre persone calendari completi oppure singoli eventi.

Perché lo consiglio?

  • gratuito
  • semplice da utilizzare ed intuitivo
  • essendo disponibile su pc, tablet e smartphone hai la tua agenda sempre a disposizione
  • ogni promemoria può essere corredato di note, allegati, indirizzi, insomma, tutti dettagli che ti possono risultare utili.

Agenda giornaliera

Un’opzione che ritengo utilissima nell’ottica dell’organizzazione è la possibilità di ricevere una mail giornaliera che elenca tutti i tuoi impegni di quel giorno (e che volendo puoi anche stampare).

La mail viene inviata tutti i giorni alle 5.00, ed è quindi un ottimo modo per avere una panoramica dei tuoi impegni fin dall’inizio della giornata.

Come attivare l’agenda giornaliera:

  • seleziona il tuo calendario dal menù sulla sinistra cliccando sui tre puntini
  • scegli l’opzione “Impostazioni e condivisione”
  • clicca su “Notifiche generali”
  • nel campo “Agenda giornaliera” seleziona “Email”.

Insomma, Google Calendar è uno strumento del quale ormai non potrei più fare a meno.

Se vuoi rendere le tue giornate un po’ più semplici e un po’ più organizzate, ti consiglio vivamente di provarlo!

SmallPdf

Capita spesso di avere tra le mani un documento in formato pdf e di doverlo modificare, suddividere in più file singoli oppure unirlo ad altri file.

E quante volte hai avuto la necessità di trasformare un pdf in un file Word o Excel, o viceversa?

Se non hai acquistato l’opzione a pagamento di Adobe (o di piattaforme simili) c’è uno strumento che fa sicuramente al caso tuo. 😉

SmallPdf è gratuito e semplice da usare, e ti offre tutte le opzioni che puoi vedere in questa immagine.

SmallPdf

La versione gratuita prevede funzionalità limitate, ma per esperienza diretta ti posso assicurare che questa versione è più che adeguata per fare fronte alle normali necessità quotidiane.

Se hai esigenze particolari puoi comunque valutare anche la versione a pagamento, Smallpdf Pro.

Smallpdf Pro, che puoi anche provare gratuitamente per 7 giorni, offre un maggior numero di opzioni a fronte di un costo veramente contenuto: €5.00 al mese oppure €40.00 per l’abbonamento annuale.

Inizia ad usare Smallpdf, vedrai che i pdf non saranno più un problema!

Canva

Canva

Il terzo dei miei strumenti preferiti è Canva, con il quale puoi creare progetti grafici di ogni tipo utilizzando fotografie, icone, forme e caratteri di tua proprietà oppure che trovi già disponibili nella piattaforma.

Puoi partire dai numerosissimi template disponibili e personalizzarli secondo le tue esigenze.

Se invece la creatività è il tuo forte puoi creare il progetto partendo da zero.

Cosa puoi realizzare con Canva?

  • biglietti da visita
  • carta intestata e template di fatture, preventivi, ecc.
  • presentazioni
  • curriculum vitae
  • certificati
  • inviti
  • newsletter
  • calendari
  • brochure e volantini
  • post, banner, immagini, ecc. per le tue pubblicazioni sui social media
  • …e tantissimi altri documenti e progetti!

Perché usarlo?

In pratica Canva è utilissimo per realizzare in maniera semplice e veloce tutto quello che ti può servire per la tua attività professionale oppure nella vita privata.

Canva è gratuito, ma esistono anche due versioni a pagamento: Canva for Work e Canva per le aziende.

La prima ti mette a disposizione, rispetto alla versione gratuita, alcune funzionalità aggiuntive tra cui la possibilità di realizzare un “kit aziendale”.

La seconda, invece, è rivolta ai team composti da più di 30 persone.

Puoi confrontare funzionalità e costi delle tre versioni leggendo qui, ma ti assicuro che già nella sua versione base gratuita Canva sarà la bacchetta magica che risolverà tanti dei tuoi problemi quotidiani!

Altri due strumenti che ti consiglio di provare!

Ci sono altri due strumenti – più specifici per l’ambito professionale – che mi sento di consigliarti per migliorare le tue giornate e per gestire in maniera semplice ed efficace i problemi che ti trovi ad affrontare nello svolgimento della tua attività lavorativa.

HubSpot

Il primo strumento-bonus è HubSpot, una piattaforma online che ti permette di gestire il business in maniera veloce, efficiente ed organizzata.

Con HubSpot (tecnicamente definito un CRM, Customer Relationship Management) puoi amministrare i contatti, le vendite ed il marketing da solo o in collaborazione con il tuo team.

Se vuoi migliorare la tua gestione del cliente, snellire i processi e rafforzare le tue relazioni di lavoro, HubSpot è decisamente un’opzione da prendere in considerazione!

In questo articolo puoi trovare spiegazioni dettagliate sul funzionamento di HubSpot, sui vantaggi che puoi ottenere utilizzandolo ed altre informazioni utili per valutarne l’efficacia rispetto alle tue necessità.

In alternativa chiedi, e ti verrà risposto! 😉

Toggl

Il secondo strumento-bonus è Toggl, con il quale puoi tracciare il tempo (tecnicamente “time tracking”), attività utilissima per:

  • stilare preventivi realistici
  • verificare come impieghi le tue giornate lavorative
  • rendere conto ad un cliente del tempo speso su un progetto.

Disponibile per desktop (pc e Mac), nella versione web oppure come app per smartphone, Toggl è gratuito, ma esistono anche versioni a pagamento con funzionalità aggiuntive.

Qui puoi trovare tutte le informazioni necessarie a capire se può esserti utile iniziare ad utilizzarlo.

Da parte mia non mi dilungo oltre perché a breve pubblicherò un articolo del blog interamente dedicato a questo strumento che utilizzo regolarmente e che mi sta dando tante soddisfazioni (e molti grattacapi in meno).

Se vuoi saperne in più, quindi, tieni d’occhio il mio blog. 😉

 

Ecco, sono proprio contenta di avere condiviso con te queste informazioni, e spero che i miei suggerimenti possano portare alle tue giornate un po’ di serenità in più ed un po’ di problemi in meno.

Vuoi saperne di più, oppure pensi di avere bisogno di supporto per iniziare ad utilizzarli?

Contattami: ti aiuterò ad effettuare le valutazioni necessarie e ad integrare questi strumenti nelle tue attività.

Se hai delle domande su questi o altri tools lascia un commento qui sotto.

E se hai dei suggerimenti utili sull’argomento, grazie in anticipo se vorrai condividerli con me!

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