Liste, priorità ed Eisenhower: come puoi organizzare il tuo tempo? (parte 1)

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to-do list

Due passi fondamentali per ottenere il massimo dal tuo tempo e lavorare più serenamente.


È sicuramente capitato anche a te: tante cose da fare e il rischio di dimenticare qualcosa, o di ricordartene quando è ormai troppo tardi!

Per avere sempre sotto controllo le attività delle quali ti devi occupare può essere utile creare una lista delle cose da fare, comunemente conosciuta come “to-do list”.

Crea una to-do list

Innanzi tutto un concetto importante: non esiste una to-do list «giusta».

Esiste invece la to-do list giusta per te, strutturata in base alle tue preferenze personali ed alle tue esigenze.

È quindi essenziale scegliere l’opzione che pensi di poter gestire con minore sforzo e maggiore risultato.

Altro punto fondamentale: la tua to-do list deve essere facilmente accessibile e posizionata dove puoi vederla spesso, così da avere sempre chiaro lo stato di avanzamento delle attività delle quali ti devi occupare.

Come può essere la to-do list

Ma come può essere una to-do list?

  • un foglio di carta
  • una agenda
  • una lavagna
  • un pannello dove appendere post-it
  • programmi ed applicazioni

Come ho già detto è importante che la to-do list sia innanzitutto comoda da utilizzare e di facile accesso.
Quindi, a prescindere da qualsiasi giudizio o suggerimento, la scelta finale deve essere tua, personalissima e ben ragionata.

Le applicazioni di gestione delle to-do list

Pur nell’assoluta libertà di scegliere la tua to-do list personale, mi sento di spezzare una lancia a favore delle applicazioni create appositamente a questo scopo.

Rispetto a liste cartacee, lavagne e supporti di altro genere, le applicazioni:

  • sono contemporaneamente accessibili da diversi dispositivi (smartphone, tablet e pc)
  • si possono aggiornare e modificare senza dover rifare la lista
  • possono essere modificate ed implementate man mano che si completano le attività
  • ti permettono la condivisione della to-do list con altre persone
  • offrono la possibilità di impostare promemoria.

Le app che possono essere utilizzate per creare to-do list e per gestire liste di task o attività sono tantissime: tra le più note Todoist, Remember The Milk, Evernote, OneNote, Google Keep, ma anche Trello ed Asana (che nascono però come app di Project Management).

Questi sono solo alcuni esempi della app disponibili (e gratuite) ma sul web puoi sicuramente trovarne tante altre, free oppure a pagamento.

Google Keep

Io personalmente ho iniziato ad usare Google Keep e al momento non sento la necessità di cambiare perché mi trovo molto bene.

Posso creare promemoria singoli o liste, personalizzandoli con colori diversi per identificarli e distinguerli velocemente.

Quando necessario condivido le liste con altre persone, così che le modifiche e gli aggiornamenti siano sempre visibili in tempo reale a tutte le persone interessate (evitando così complicati scambi di mail o messaggi per comunicare le stesse informazioni).

Se ho bisogno di completare le attività entro una determinata data posso impostare il relativo promemoria, utilizzabile anche per ricordarsi aggiornamenti e visualizzazioni periodiche di liste esistenti.

Le liste più importanti vengono tenute in evidenza con la funzione “Fissa nota”, mentre le attività completate possono venire archiviate o eliminate completamente.

Insomma, l’applicazione è veramente semplice da usare ed intuitiva, e queste sono solo alcune delle funzionalità di Keep e dei vantaggi che puoi ottenere usandola.

Se ti interessa saperne di più su Google Keep, qui puoi trovare tutte le informazioni.

Come ordinare le attività

Le attività che decidi di inserire nella to-do list possono essere:

come ordinare la to-do list
  • elencate in ordine di priorità
  • suddivise in attività da portare a termine nel breve e nel lungo periodo
  • classificate per stato dell’attività (ad esempio “da fare”, “da pensare”, “da completare”, “in sospeso”, “senza scadenza”, ecc.)
  • raggruppate per giorno, elencando per ogni giornata le attività che vuoi completare e spostando al giorno successivo o ad altro momento le attività che non riesci a completare.

Insomma, la to-do list dev’essere uno strumento comodo da gestire, che ti permetta di attenerti ad un “piano d’azione” ben definito, così da:

  • non dimenticarti attività o scadenze
  • poter scegliere quale attività svolgere in un preciso momento
  • ottimizzare le tue energie e risorse per completare le singole attività.

E adesso qualche consiglio…

  • fissa delle scadenze per i progetti importanti e per le attività da completare entro un determinato periodo
  • sii realistico nel fissare le scadenze
  • in caso di dubbio sul tempo che ti serve meglio sovrastimare anziché rischiare di arrivare con l’acqua alla gola a ridosso della scadenza.
suggerimenti

L’utilizzo di una to-do list è un modo semplice e veloce per essere più produttivi.

Inoltre, spuntare le voci o eliminarle oppure contrassegnarle in altro modo mano a mano che le completi è un vero toccasana per l’umore: ti senti più efficiente e motivato e lo stress si abbassa all’accorciarsi delle voci della lista!

Se vuoi scoprire altri accorgimenti semplici e veloci che puoi mettere subito in pratica per focalizzare il tuo tempo su ciò che conta veramente, ti invito a leggere questo articolo che ho scritto proprio sull’argomento.

Stabilisci le priorità

Per rendere ancora più efficace la tua to-do list puoi strutturarla assegnando delle priorità alle singole attività della tua lista.

Pochi semplici passaggi per un risultato veramente importante:

  • elenca le varie attività in ordine casuale
  • assegna dei livelli di importanza ad ogni attività utilizzando una scala che ti renda semplice identificare immediatamente l’importanza assegnata, come ad esempio:
    • numeri (da 1 a 3)
    • lettere (da A a C oppure Alta/Media/Bassa)
    • Simboli (*, #, ­, ¯, ©, ecc.)
  • seguendo lo stesso criterio, per ogni attività assegna ora un livello di urgenza: per quelle attività che devono essere inderogabilmente completate entro un determinato termine indica anche una data precisa
  • allo stesso modo indica ora per ogni attività il livello di impegno (o di tempo) necessario per portarla a termine
  • ordina ora le attività della lista prima in base all’importanza, poi all’urgenza (considera le eventuali scadenze indicate!) ed infine all’impegno/tempo: a parità di importanza ed urgenza elenca prima un’attività che richiede un impegno/tempo minore
  • a questo punto avrai ottenuto una lista che elenca le attività di ogni area in ordine di importanza, urgenza ed impegno.

La matrice di Eisenhower

Uno dei metodi più conosciuti e diffusi per gestire al meglio una to-do list mediante l’assegnazione di priorità è la Matrice di Eisenhower.

Con una semplice classificazione delle attività della tua to-do list sarai in grado di valutare come impieghi le tue giornate.

Una veloce ed immediata analisi della matrice, poi, ti permetterà di capire l’esatta tipologia delle tue attività e, soprattutto, se ci sono margini di miglioramento nella qualità della tua vita e del tuo lavoro!

Essendo un tema un po’ più strutturato (ma assolutamente accessibile, giuro! 😊) ho deciso di trattare l’argomento in maniera specifica, dedicando alla matrice di Eisenhower uno spazio distinto.

Perciò, per conoscere tutti i segreti della Matrice di Eisenhower (ed i vantaggi che ne puoi ricavare) dovrai aspettare la seconda parte di questo articolo (in arrivo tra due settimane esatte).


Quindi, per il momento questo è tutto!

Spero di averti fornito qualche spunto per rendere le tue giornate più semplici ed efficienti.
O come mi piace dire, per dare più valore al tuo tempo!

Se vorrai, potrai mettere in pratica fin da subito i semplici accorgimenti che ti ho indicato.

Ma se proprio non te la senti di fare tutto da solo ti invito a contattarmi: sarò lieta di darti una mano a capire come puoi organizzare (o riorganizzare) le tue attività per renderle più snelle ed efficienti.

Quasi dimenticavo: se conosci qualche “trucchetto segreto” che usi per ottimizzare il tuo tempo ti sarò grata se vorrai condividerlo con me lasciando un commento!

Barbara Busto | Delegando | Assistente Virtuale

Con il mio lavoro posso dare più valore al tuo tempo, rendere più semplici e leggere le tue giornate e permetterti di focalizzare attenzione ed energie sulle attività fondamentali per il tuo business o sui tuoi interessi privati. In breve, il mio obiettivo è essere, sempre, la giusta soluzione alle tue esigenze.

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