Focalizza il tuo tempo su ciò che conta veramente.

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abbandona la fretta

 

L’opinione comune è che i lavoratori di valore e di successo (siano essi liberi professionisti, managers o semplici dipendenti) si riconoscono dal numero di ore passate in ufficio (non necessariamente a lavorare…) e dalla loro capacità di passare da un impegno ad un altro senza soluzione di continuità (e chiaramente senza riposo).

Ma è veramente necessario lavorare nelle condizioni descritte per essere lavoratori di successo?

Decisamente (e fortunatamente) no!

Jennifer Spencer, servendosi di parole e pensieri di Jonathan Goodman, in questo articolo ci spiega come è possibile aspirare ad una qualità di vita che coniughi produttività successo in ambito professionale con una vita privata soddisfacente e ricca di ciò che per ognuno di noi conta maggiormente.

Tre semplici passi:

  1. lavorare in maniera più efficiente

  2. identificare correttamente le priorità

  3. creare confini realistici tra lavoro e vita privata

Ma vediamo passo per passo come puoi mettere in pratica i tre punti sopra indicati…

1. lavorare in maniera più efficiente

Focalizza il tuo tempo su ciò che conta veramente
→ tieni a portata di mano tutto ciò che ti serve

Cancelleria, archivi, documenti, la tua agenda, il cellulare (ma anche una bottiglietta d’acqua o la tua inseparabile tazza di thè o caffè) devono essere a portata di mano.

Alzarti ogni volta che ti serve qualcosa ti fa perdere tempo e concentrazione.

Organizza quindi il tuo spazio di lavoro in modo da raggiungere tutto ciò che ti servirà senza doverti allontanare, anzi, solo allungando un braccio.

→ crea un archivio organizzato

Archiviare con metodo ti permetterà di trovare subito quello che cerchi.

Ciò vale per le email in entrata ed in uscita, per il pc o il tablet e per i documenti cartacei.

In tutti questi casi puoi creare cartelle e sottocartelle organizzate secondo le tue preferenze.
Considera comunque che, in generale, le modalità più comuni di archiviazione sono in base all’argomento oppure al mittente/destinatario.

Per riassumere, il criterio da tenere a mente per creare un archivio utile e funzionale è sempre lo stesso:
① deve essere organizzato
② deve essere pratico da utilizzare
③ deve essere logico ed adattarsi al tuo modo di pensare.

Se seguirai queste indicazioni troverai sempre velocemente ciò che stai cercando nel momento in cui ne hai bisogno!

→ annota impegni e scadenze

Nei momenti più impegnativi è fondamentale tenere sotto controllo impegni e scadenze, così da occuparsene a tempo debito e mai “in emergenza”.

Le modalità puoi sceglierle in base alle tue preferenze personali, l’importante è che trovi il metodo che risulta più comodo per monitorare i tuoi impegni della giornata.

Un’agenda oppure un calendario andranno benissimo: per entrambi puoi classificare gli impegni in base all’orario oppure alla priorità.
Devi però prendere l’abitudine di consultarli tutti i giorni, quindi ricordati di conservarli dove ti è semplice vederli.

Se invece preferisci la tecnologia puoi utilizzare anche il calendario del cellulare, Google Calendar o una qualsiasi delle tantissime app disponibili a questo scopo.

In questi casi l’aspetto che ritengo più utile è la possibilità di fissare notifiche che ti aiutano a ricordare l’avvicinarsi dell’impegno.
In questo modo non solo sei sicuro di non dimenticartene, ma anche di essere preparato adeguatamente per il tuo impegno.

Google Calendar (che io adoro) ha un’ulteriore opzione che trovo utilissima: puoi attivare l’invio automatico di una mail giornaliera che elenca tutti i tuoi impegni di quel giorno.

→ traccia il tuo tempo

Conoscere il tempo effettivo necessario a svolgere un’attività è importantissimo.
● ti permette di stabilire eventuali scadenze
ti aiuta a programmare la tua giornata in modo realistico
● è utile per la preparazione di preventivi.

Ma come tracciare il tempo?

Puoi semplicemente prendere nota del tempo impiegato ogni volta che ti occupi di un’attività, riportando poi i dati in un foglio Excel.

Il mio consiglio è però di usare Toggl, uno strumento gratuito che svolge questa attività per tuo conto, semplicemente e velocemente.

Toggl ti permette di fissare vari parametri per ogni attività svolta: progetto, attività, cliente.
In questo modo puoi tracciare il tempo in maniera molto dettagliata, creando anche reports e grafici che ti daranno un quadro veramente completo dell’utilizzo del tuo tempo.

→ crea una lista delle cose da fare

Per avere sempre sotto controllo le attività delle quali ti devi occupare può essere utile creare una lista delle cose da fare, comunemente conosciuta come “to-do list”.

Non esiste una to-do list «giusta», esiste la to-do list giusta per te.
Strutturata in base alle tue preferenze personali ed alle tue esigenze, è quella che pensi di poter gestire con minore sforzo e maggiore risultato.
Inoltre, la tua to-do list deve essere facilmente accessibile e posizionata dove puoi vederla spesso, così da avere sempre davanti agli occhi le attività delle quali ti devi occupare.

Ma come può essere una to-do list?
● un foglio di carta
● una lavagna
● programmi e app (Todois, Trello, Google Keep, OneNote, Evernote, ecc.).

Insomma, la to-do list dev’essere uno strumento comodo da gestire e che ti permetta di attenerti ad un “piano d’azione” ben definito, così da:
     →   non dimenticarti attività o scadenze
     →   poter scegliere quale attività svolgere in un preciso momento
     →   ottimizzare le tue energie e risorse per completare le singole attività.

→ usa gli strumenti adeguati

Qualsiasi attività tu stia svolgendo, tieni sempre a mente che non esiste uno strumento «giusto» in termini assoluti.

Lo strumento che decidi di usare deve essere giusto per te: per le tue necessità, per le tue competenze ed anche per le tue preferenze personali.

Non scartare a priori uno strumento solo perché è semplice o poco innovativo: potrebbe invece essere lo strumento perfetto per svolgere un determinato compito nel modo più efficiente!

→ impara a delegare

Imparare a delegare è difficile ma fondamentale per aumentare la produttività ed essere efficienti.

Ovviamente non puoi delegare compiti che solo tu sai come portare a termine.
Però ci sono sicuramente tante altre attività delle quali ti occupi personalmente e che non richiedono la tua professionalità o il tuo coinvolgimento diretto.

Puoi delegare lavori monotoni, oppure attività che ti fanno perdere tempo.
Più in generale puoi delegare tutte quelle incombenze che ti impediscono di usare la tua professionalità o il tuo talento per quanto è – o ritieni – veramente importante.

Con la delega puoi organizzare la tua giornata in modo da svolgere in maniera più efficiente i compiti ai quali devi dedicarti personalmente.
Oppure puoi semplicemente servirtene per “liberare del tempo” per altre attività o per il tuo tempo libero.

Sulla delega però ritorniamo più avanti, quindi non smettere di leggere proprio adesso!

2. identificare correttamente le priorità

Focalizza il tuo tempo su ciò che conta veramente

Una agenda, un calendario o una to-do list non funzioneranno mai al massimo delle loro potenzialità se non assegnerai in maniera corretta le priorità ad ogni singola attività.

Personalmente conosco due metodi per stabilire le priorità:

① Importanza/Urgenza/Impegno

  • elenca le varie attività in ordine casuale
  • assegna dei livelli di importanza ad ogni attività utilizzando una scala (numeri, lettere o simboli) che ti renda semplice identificare l’importanza assegnata 
  • assegna ora un livello di urgenza: per le attività che devono essere inderogabilmente completate entro un determinato termine indica anche una data precisa
  • indica ora per ogni attività il livello di impegno (o di tempo) necessario per portarla a termine
  • riordina le attività della lista prima in base all’importanza, poi all’urgenza ed infine all’impegno/tempo
  • a questo punto avrai ottenuto una lista che elenca le attività di ogni area in ordine di importanza, urgenza ed impegno


② Matrice di Eisenhower

  • dopo avere realizzato la tua to-do list ordina le attività per importanza
  • successivamente assegna ad ogni attività il suo grado di urgenza
  • disponi le singole attività nel riquadro della matrice (ne trovi un esempio qui sotto) che corrisponde all’importanza ed all’urgenza assegnate
  • al termine della compilazione la matrice riporterà le attività della tua to-do list classificate secondo il grado di importanza e di urgenza che hai assegnato
  • a questo punto analizzando la matrice sarai in grado di valutare come impieghi le tue giornate, ma soprattutto se ci sono margini di miglioramento nella qualità della tua vita e del tuo lavoro!

Non mi dilungo oltre perché ADORO la matrice di Eisenhower e voglio dedicarle un post specifico e ben dettagliato.
Comunque con una semplice ricerca nel web troverai tantissimi articoli o tuturials su questo argomento.

Matrice Eisenhower

3. creare confini realistici tra lavoro e vita privata

Focalizza il tuo tempo su ciò che conta veramente

Potresti essere tentato di non crederci (io ti consiglio di non farlo…), ma applicare correttamente e sistematicamente le prime due regole ti permetterà di realizzare anche la terza senza troppa fatica!

Si, ma come?

Organizzare il tuo lavoro in modo più efficiente ti permetterà di guadagnare tempo, che potrai poi utilizzare come meglio credi.

Inoltre, prendere l’abitudine di creare delle liste funzionali delle attività da svolgere (ed assegnare ad ogni attività una priorità appropriata) ti aiuterà ad includere nelle tue giornate i tuoi impegni professionali ma anche tutte le incombenze alle quali devi fare fronte nella tua vita privata (oltre a tutte le attività che ti diverti a svolgere).

Prenderti cura della tua professione senza trascurare la tua vita privata diventerà molto, molto più semplice…e decisamente meno stressante!

Se hai avuto la pazienza e la costanza di leggere fino a questo punto ti faccio i miei complimenti!

Ne sono certa: se deciderai di mettere in pratica quanto hai letto, queste idee ti aiuteranno – senza troppo sforzo – a rendere le tue giornate più semplici ed efficienti…oltre a riservarti tante tante soddisfazioni!

Prima di concludere vorrei, come promesso, ritornare all’argomento “delega”.

So che a volte sembra difficile fidarsi di qualcuno per lo svolgimento di compiti ed incombenze dei quali di solito ci occupiamo in prima persona, ma c’è chi della delega ha fatto una professione: l’assistente virtuale.

Io sono una assistente virtuale e ho deciso di mettere la mia esperienza, le mie competenze e le mie caratteristiche personali a disposizione di chi ne ha bisogno.

Innanzi tutto a disposizione dei professionisti che ogni giorno si devono occupare di mille attività “di contorno”.

Ma mi rivolgo anche a chi ha la necessità di un aiuto per organizzare e rendere meno problematica la propria vita privata.

 

Prendere la decisione di rivolgerti ad una assistente virtuale ti permetterà di focalizzarti sul tuo core business, diminuendo il carico di lavoro personale ma mantenendo inalterata la qualità del lavoro e l’efficienza.

Ti sarà anche utile per delegare alla tua assistente virtuale quelle attività, professionali o private, per le quali non hai tempo, competenza…o semplicemente voglia!

Focalizza il tuo tempo su ciò che conta veramente

Se per la prima volta senti parlare di assistenza virtuale e non sai come una assistente virtuale potrebbe dare una vera svolta alle tue giornate, CONTATTAMI: sarò lieta di fornirti tutte le informazioni che desideri e di chiarire qualsiasi tuo dubbio!

Il nostro tempo è quanto di più prezioso possediamo, conclude Jennifer Spencer nel suo articolo, suggerendoci di scegliere, tra le alternative disponibili, quella che ci permette di vivere una vita equilibrata e piena.

Il consiglio – mio questa volta – è di mettere in atto tutte le azioni che ci permettono di dare più valore al tempo:

le nostre giornate acquisteranno un sapore diverso (e ci regaleranno un umore diverso), senza imporci la consueta, difficile scelta tra lavoro e vita privata!
 

Come gestisci la tua attività lavorativa?
E il tuo tempo libero?

Hai trovato un equilibrio tra lavoro e vita privata oppure stai ancora combattendo per raggiungerlo?

Se ti va fammi sapere cosa ne pensi!

 

Con il mio lavoro posso dare più valore al tuo tempo, rendere più semplici e leggere le tue giornate e permetterti di focalizzare attenzione ed energie sulle attività fondamentali per il tuo business o sui tuoi interessi privati. In breve, il mio obiettivo è essere, sempre, la giusta soluzione alle tue esigenze.

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