Batching: mantenere la concentrazione per aumentare la produttività.

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focus batching

Se hai letto altri miei articoli (e se non l’hai ancora fatto ti invito a farlo 😊) ormai saprai che ho un amore sconfinato per l’efficienza.

Anzi, più correttamente direi che detesto perdere tempo e che preferisco che il mio tempo dia il maggior numero di frutti possibili!

Per raggiungere questo risultato utilizzo tutti gli strumenti e le tecniche disponibili a questo scopo, che migliorano il mio metodo di lavoro ma rendono anche più semplice e meno stressante la gestione della mia vita privata.

E dato che la crescita è anche partecipazione, mi piace condividere consigli e suggerimenti, con la speranza che ciò che facilita me possa aiutare anche altre persone.

In quest’ottica, oggi parliamo di batching!

Cosa è il batching

Il batching (letteralmente “in serie” o “in lotti”) è una forma di gestione del tempo.

Il concetto di base è il raggruppamento di attività dello stesso tipo, sia come tipologia di attività che come risorse necessarie al loro svolgimento.

I singoli gruppi di attività vengono poi svolti in blocchi di tempo specifici e dedicati.

Perché può esserti utile

Lavorare “in serie” permette di mantenere alta la concentrazione e limitare le distrazioni.

Focalizzandosi sull’obiettivo finale, il risultato è una maggiore produttività.

Più nello specifico:

Distrazioni

Abbiamo il costante impulso di reagire immediatamente a qualsiasi stimolo esterno: cellulare, email, messaggi di testo o vocali, ecc..

Questo impulso è di per sé positivo, ma le conseguenze sul nostro lavoro e sulla nostra vita privata possono essere importanti, perché le continue interruzioni ci obbligano a spostare continuamente il focus da un’attività all’altra.

Se vuoi avere qualche dritta in più su distrazioni ed organizzazione del tempo, questo articolo potrebbe interessarti. 😉

E la concentrazione?

Sembra che recuperare un buon livello di concentrazione a seguito di una distrazione richieda circa 15 minuti.

Riesci ad immaginare l’impatto che le distrazioni hanno sulla tua efficienza?

Il minimo che può capitare è che tu non svolga le attività principali con il giusto grado di concentrazione.

E se anche fai del tuo meglio per recuperare la concentrazione necessaria dopo ogni distrazione, quanto ti costa in termini di fatica tornare ogni volta al punto di partenza?

Per non parlare dello stress causato dal continuo passaggio da un’attività ad un’altra, da un argomento ad un altro…

Il multitasking

Sembra che essere multitasking, cioè in grado di occuparsi contemporaneamente di più attività, sia il top.

La realtà è invece molto lontana da questa convinzione.

Studi specifici dimostrano che gestire attività diverse in parallelo riduce la produttività in maniera significativa (fino al 40%!).

Ciò che comunemente chiamiamo multitasking si traduce, in realtà, nella modifica continua del nostro obiettivo…con ovvie conseguenze in termini di produttività e di qualità ed accuratezza del lavoro svolto.

Perché il batching funziona.

Il batching ti permette di riservare intenzionalmente una certa quantità di tempo per svolgere una specifica attività.

Il segreto è, ovviamente, che il tempo riservato venga difeso con ogni mezzo dalle distrazioni o dalle interferenze esterne!

Cosa puoi ottenere con il batching?

Il batching ti permette di evitare le distrazioni durante un periodo di tempo definito.

Meno distrazioni significano una concentrazione maggiore e costante.

E il risultato, decisamente, paga:

➕ lucidità

➕ produttività

➖ fatica

➖ stress

Batching: la tecnica del pomodoro

Una semplice ricerca sul web ti permetterà di trovare (e provare) tutte le alternative disponibili in fatto di batching, così da scegliere l’opzione che più si adatta alle tue esigenze ed alle tue preferenze personali.

Ma se non hai tempo o voglia di cercare, puoi affidarti ad un metodo semplice e collaudato: la tecnica del pomodoro.

Di cosa si tratta?

La tecnica del pomodoro è probabilmente uno dei metodi di gestione del tempo più conosciuti e più utilizzati.

Per questo motivo ti può essere di grande aiuto per una efficace applicazione del batching.

Ideata da Francesco Cirillo alla fine degli anni ’80, la tecnica del pomodoro deve il suo nome al timer da cucina (a forma di pomodoro 😊, ça va sans dire) inizialmente utilizzato per questa metodologia.

Come funziona?

La tecnica si basa sulla divisione del tempo in blocchi da 25 minuti, definiti pomodoro.
Ogni pomodoro si conclude con 5 minuti di pausa.
A completamento del quarto pomodoro è prevista invece una pausa di 20 minuti.

E poi, se necessario, si ricomincia!

La tecnica prevede inoltre la pianificazione preventiva di una o più attività da svolgere durante la giornata e la stima del tempo previsto per portare a termine il compito.

(Pssssss…se vuoi sapere tutto sulle liste, leggi anche questo articolo 😉 ).

I pomodori utilizzati per raggiungere l’obiettivo fissato vengono segnati e, a fine giornata, messi a confronto con il tempo precedentemente stimato.

Da qui un’utilissima raccolta di dati che ti permettono di misurare realisticamente i risultati di una giornata di lavoro.

Contemporaneamente impari a stimare in maniera più precisa il tempo che ti serve per portare a termine una determinata attività.

Non mi dilungo oltre su questa tecnica perché è estremamente semplice e ben documentata.
Nel sito di Francesco Cirillo trovi istruzioni e regole per apprendere questa tecnica ed utilizzarla al meglio.

Il piano B (ovvero, il “mio” batching)

Al di là della teoria e delle grandi strategie, quando ne ho la possibilità mi piace proporre spunti molto pratici.

Soprattutto, suggerimenti semplici da seguire anche per chi non vuole sentire parlare di organizzazione, efficienza, ordine e altre paroline fastidiose di questo genere…

Se stai già pensando che il batching non sia la soluzione adatta a te, e la tecnica del pomodoro men che meno, ho una proposta alternativa

Lavora “in serie”

La prima parte della proposta è semplicemente di raggruppare le attività da svolgere in gruppi (che per comodità chiamerò batch).

Per farti qualche esempio, puoi identificare batch per la fatturazione, per la gestione delle mail, le telefonate da fare oppure per offerte e preventivi da preparare, insomma, per tutti i lavori ricorrenti che ti trovi a dovere affrontare.

Il secondo passo è gestire tutte le attività contenute in un singolo batch in un momento specifico.

Puoi decidere di occuparti di un batch in un giorno in cui hai meno da fare, oppure puoi pianificare finestre dedicate nella giornata, nella settimana o nel mese.

Ad esempio:

► lettura mail e risposte tutti i giorni dalle 9.00 alle 10.00 e dalle 15.00 alle 16.00;
► fatturazione nel pomeriggio del primo giorno lavorativo del mese successivo;
► stesura ed invio preventivi il venerdi dalle 14.00 alle 17.00.

E così via…

Il vantaggio

Come detto in precedenza, lavorare per batch rende più semplice mantenere la concentrazione: la mente rimane focalizzata su un’unica tipologia di attività, che viene svolta senza interruzioni e senza la necessità di passare mentalmente da un ambito lavorativo all’altro.

Impara a quantificare l’impegno richiesto

Il secondo passo è iniziare a confrontare il tempo che pensi di impiegare per portare a termine un’attività ed il tempo che effettivamente ti è servito per farlo.

La modalità più semplice è annotare su un foglio il tempo stimato ed il tempo utilizzato per ogni lavoro.

Se invece vuoi cimentarti in qualcosa di più strutturato (e che ti offre molti altri vantaggi) puoi valutare di iniziare a tracciare il tempo, utilissima abitudine della quale ho diffusamente parlato in questo articolo.

Il vantaggio

Puoi acquisire una maggiore consapevolezza sul reale utilizzo del tuo tempo, rispondendo finalmente alla domanda: “Ma dove è finita la giornata?!?”.

Ciò ti permetterà di stilare una to-do list realistica, senza deprimerti perché magari non riesci mai a portare a termine tutte le attività che avevi in programma.

E potrai anche accorgerti di eventuali attività che consideri minori ma che, dati alla mano, potrebbero invece rivelarsi fonte di un rilevante dispendio di tempo ed energie.

E poi?

E poi la decisione è tua…

Continuare a lavorare come capita, saltando da una attività ad un’altra?
Usare solo il raggruppamento delle attività in batch?
Iniziare a tracciare il tempo?
Oppure fare almeno un tentativo anche con la tecnica del pomodoro?

Non ci sono regole e non ci sono limiti: l’unico obiettivo è, sempre, trovare il modo per lavorare più serenamente. 😊

Il batching è un metodo di lavoro (utilizzabile con beneficio anche nella vita privata) che ti permette di far “rendere” il tuo tempo.

Vedrai che, concentrandoti sugli obiettivi e rifuggendo dalle distrazioni, sarai in grado di portare a termine le cose presto e bene.

Vuoi mettere la soddisfazione?
E quanto stress in meno?

Insomma, il mio consiglio è di provarci, o almeno di prendere in considerazione questa opzione!

Se hai bisogno di sostegno morale (o di un aiuto pratico) per avviarti nella giusta direzione, contattami: sarà un piacere chiarire eventuali dubbi e darti una spintarella verso la serenità. 😉

 

Ti invito a lasciare un commento se vuoi aggiungere un suggerimento basato sulla tua esperienza personale oppure per farmi sapere se questo articolo ti è piaciuto.

Grazie e a presto!

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