Organizzare la mente: come sfruttare al meglio energie e risorse.

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organizzare la mente

Spazio, tempo e mente: tre contesti separati ma connessi, e soprattutto fondamentali per creare un metodo organizzativo ben funzionante!

Abbiamo pensato a come organizzare lo spazio.

Ed abbiamo fatto del nostro meglio per organizzare anche il tempo.

L’ultimo passo per creare uno scenario di lavoro veramente efficiente è…organizzare la mente!

Sembra scontato, ma non lo è: se non “allinei” anche la tua mente ad un metodo di lavoro più funzionale potresti non ottenere i risultati sperati…

Non si vive di sola organizzazione: l’importanza della mente.

L’ho detto e ripetuto come un mantra (perché ci credo): l’organizzazione è fondamentale per essere veramente efficienti, per aumentare la produttività ed ottimizzare il tempo.

Ci sono però altri aspetti da non sottovalutare, che ci permettono di lavorare meglio, con minore fatica ed ottenendo maggiori risultati!

Ecco perché ho deciso di raccogliere una serie di accorgimenti che hanno a che fare con la mente, la concentrazione, l’umore, la motivazione, l’energia.

Obiettivo finale: grazie ad una predisposizione mentale positiva siamo in grado di massimizzare i risultati che possiamo ottenere con le energie e le risorse a nostra disposizione!

👉 Le distrazioni sono sempre in agguato!

Che tu lavori “in solitaria” oppure a contatto con altre persone, è fondamentale limitare le distrazioni, che ti tolgono la concentrazione e ti costringono ad un “nuovo inizio” dopo ogni interruzione.
E la tua mente impiega in media 15 minuti per focalizzarsi nuovamente sull’attività che stavi svolgendo prima dell’interruzione!

Per concentrarti su un’attività particolarmente impegnativa puoi utilizzare dei tappi per le orecchie oppure ascoltare della musica con gli auricolari, così le persone intorno a te non distoglieranno la tua attenzione da ciò che stai facendo.

Se ne hai la possibilità puoi trasferirti in un altro ambiente per il tempo necessario a portare a termine l’attività alla quale ti stai dedicando.

In questo modo niente e nessuno potrà distrarti dalla tua attività!

Puoi anche decidere di non rispondere temporaneamente alle telefonate, oppure di rispondere solo alle telefonate strettamente necessarie.
Ricordati però di richiamare successivamente tutte le persone che ti hanno contattato! 😊

E se te la senti di provare un metodo anti-distrazioni collaudato, in questo articolo trovi tutte le informazioni del caso.

👉 Fai una cosa alla volta.

In un momento di lavoro particolarmente intenso è normale cercare di fare più cose nello stesso tempo…

É normale, ma è controproducente!

Occuparti di più cose contemporaneamente porta solo due risultati: nervosismo e stress per te, ed un risultato finale di solito non soddisfacente.

Quindi il consiglio è:

  • non farti prendere dal panico;
  • prepara una lista con tutte le attività da svolgere, alle quali assegnerai poi delle priorità;
  • parti dalla prima attività della lista e completala;
  • solo a completamento dell’attività precedente passa alla successiva.

👉 Prepara la tua mente ad affrontare emergenze ed imprevisti.

Per quanto tu possa organizzare le tue giornate, per quanto tu ti impegni a programmare le tue attività, emergenze ed imprevisti sono sempre in agguato!

È un dato di fatto, e non c’è nulla che da fare…a parte prepararsi mentalmente ad affrontare nel migliore dei modi quanto non era previsto o non prevedibile.

In questi casi il segreto è essere flessibili rispetto alla propria programmazione, per fare spazio a criticità o ad attività che richiedono la nostra immediata attenzione.

A mio modesto parere, la gestione migliore di un’emergenza o di un imprevisto rimane molto simile a quella indicata al punto precedente:

  • mantieni la calma, se ancora non è tutto sotto controllo, presto lo sarà 😊;
  • modifica la tua to-do list integrandola con le attività derivate dall’imprevisto o dall’emergenza;
  • inizia ad occuparti della prima attività della lista e poi prosegui come da programma.

Non è un consiglio banale: hai un solo cervello e due mani, non c’è altro che tu possa fare a parte occuparti delle singole attività in base alla priorità ed all’urgenza che hanno in quel momento!

👉 Non strafare!

La stanchezza ed il nervosismo rendono meno efficienti.

Entrambi ti rallentano, peggiorano le prestazioni, rendono tutto più gravoso e complicato.

Nei limiti del possibile cerca di riposare a sufficienza, soprattutto in prossimità di giornate che ritieni saranno particolarmente impegnative e stressanti.

Purtroppo è probabile che lo saranno comunque, ma una mente fresca e riposata ti assicurerà maggiore calma per  affrontare una giornata difficile!

👉 Programma delle pause.

Concederti delle pause è altrettanto importante che portare a termine un’attività!

Lavorando ininterrottamente lavori più lentamente e in maniera meno efficiente: con una pausa la mente ed il cervello si ricaricheranno e potrai riprendere la tua attività con energie rinnovate.

Fallo soprattutto durante le giornate più impegnative, perché sono proprio quelle che mettono a dura prova le tue capacità di concentrazione e di azione.

Concentrati su ogni impegno per massimo un’ora, poi fai una pausa di almeno 5-10 minuti: a te la scelta di cosa fare, l’importante è che tu riesca a “staccare” completamente da ciò di cui ti stavi occupando.

E se il carico di lavoro proprio non ti permette pause così frequenti, cerca di programmare un’interruzione almeno dopo qualche ora!

Un ultimo consiglio: fai attenzione a programmare le pause al momento giusto, perché interromperti in una fase critica del lavoro può rendere poi difficile ritrovare la giusta concentrazione.

👉 Premiati per i risultati raggiunti.

Premiarti è fondamentale per motivarti (e per conservare la motivazione), per aumentare la tua autostima e goderti la soddisfazione di avere ben operato.

Quindi premiati sempre per il raggiungimento di un obiettivo o per il completamento di una delle attività della tua to-do list.

Premiati anche per ogni aspetto del tuo lavoro e della tua vita che hai deciso di riorganizzare per essere più efficiente.

Premiati soprattutto se l’organizzazione non rientra nella tua natura: non è facile perdere abitudini consolidate per coltivarne di nuove, perciò ricompensati generosamente per ogni sforzo fatto in questo senso!

👉 Visualizza le tue motivazioni.

Si sa: più forte è la motivazione, minore è la fatica percepita nell’impegnarsi in qualcosa.

Nei momenti difficili, quando ti sembra di non farcela, focalizza l’attenzione sulle motivazioni che hai nell’occuparti di una determinata attività, cioè il vantaggio che deriverà dal tuo impegno.

Non pensarci genericamente, ma visualizza il vantaggio: un’automobile nuova, una bella vacanza, un apprezzamento del tuo capo o del tuo cliente, la riconoscenza della tua famiglia.

Visualizzare la motivazione ti fornirà la marcia in più per riprendere il lavoro di slancio e con meno fatica!

👉 Pensa positivo.

Farsi prendere dal panico o dallo sconforto nei momenti più impegnativi è naturale, ma non aiuta, anzi…

Quindi pensa positivo e cerca di non preoccuparti.

Abbi fiducia nelle tue capacità e nelle tue energie, e non demordere.

Fai del tuo meglio ma ricorda che nessuno è perfetto: se fai un errore oggi hai la possibilità di rimediare domani, e soprattutto sicuramente non ripeterai lo stesso errore in futuro.

Abbi fiducia nelle tue decisioni.

Senti dentro di te l’orgoglio per il tuo lavoro e per i traguardi raggiunti.

Non permettere che i pensieri negativi intralcino la tua vita.

Goditi il tuo tempo libero, dedicati alle attività (e alle persone) che ami.

👉 Alimenta la mente con del sano buonumore.

Riserva all’interno della giornata piccoli spazi per te, per ciò che ami e che ti fa stare bene.

Quali che siano le tue preferenze, fare ciò che ami migliorerà il tuo umore senza compromettere la tua efficienza.

E migliorare il tuo umore ti aiuterà ad aumentare la motivazione, a diminuire lo stress, a lavorare con più piacere e con maggiore ambizione riguardo agli obiettivi che puoi raggiungere.

Insomma, un circolo virtuoso che renderà le tue giornate più piacevoli e ricche di soddisfazione!

👉 Apri la mente e trasformati in un supereroe.

Uno studio scientifico condotto dall’Università di Harvard ha dimostrato che assumere la posa da supereroe per qualche minuto prima di un evento importante (ad esempio un colloquio di lavoro, una presentazione importante, un esame, un lavoro difficile o una gara sportiva) permette di ottenere risultati migliori!

La posa da supereroe si avvale della provata correlazione tra la nostra mente ed i nostri comportamenti: adattando il linguaggio del nostro corpo ad un personaggio positivo e vincente riusciamo anche a sentirci, pensare ed agire come un vero e proprio vincente.

Se vuoi scoprire di più su questo argomento (e magari provare a metterlo anche in pratica) puoi leggere questo articolo!

Non pretendo di averti mostrato la luce 😊, ma se sono riuscita ad esserti utile almeno un po’, beh, posso ritenermi soddisfatta!

E sono certa che se “allenerai” la tua mente nel modo giusto, i risultati non si faranno attendere.

In caso di dubbi o curiosità su questo o su altri argomenti ti invito a contattarmi oppure a lasciare un commento.

Grazie e a presto!

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