Se gestisci un’attività in proprio è probabile che ti occupi di tutto: acquisti, vendite, amministrazione, customer care, contabilità, credito, social media…e chi più ne ha, più ne metta.
Senza contare le azioni che metti in pratica per favorire una costante espansione del business.
Alle già tante attività in corso si aggiungono quindi altri clienti, altre strategie, altri servizi o prodotti da offrire…
E se hai la fortuna di non doverti occupare direttamente di tutto questo?
Quasi certamente le attività accessorie del tuo business vengono democraticamente 😊 ripartite all’interno del tuo team, senza troppo badare alle competenze ed ai carichi di lavoro dei vari componenti.
In questo modo riesci sicuramente a far funzionare l’attività ma in un certo senso “sprechi” il tuo tempo (e quello dei tuoi collaboratori).
Eh si, perché lo impieghi per lo svolgimento di mansioni che non costituiscono il tuo business primario, rappresentandone invece solo il contorno.
In pratica, sei efficace ma non efficiente 😊
Efficace o efficiente? Quale la differenza?
L’enciclopedia Treccani definisce efficace ciò “che produce pienamente l’effetto richiesto o desiderato” ed efficiente ciò che risponde bene ai fini a cui dovrebbe servire.
Se dovessi fare una personalissima distinzione tra i due termini, direi che:
► efficace identifica il “cosa” (e cioè il risultato finale)
► efficiente si riferisce al “come” (e cioè le risorse impiegate).
Più semplicemente: L’efficacia indica la capacità di raggiungere l’obiettivo prefissato, mentre l’efficienza valuta l’abilità di farlo ottimizzando le risorse disponibili.
Sembra una sottigliezza, ma non lo è: essere efficaci ed essere efficienti è molto diverso…
Come dicevo all’inizio, sull’efficacia non ho dubbi: grazie ai tuoi sforzi ed al tuo impegno fai funzionare la tua attività e raggiungi sempre il risultato finale.
Ma…lo raggiungi nel miglior modo possibile, e cioè con l’ottimizzazione di energie e risorse?
Le conseguenze di essere “solo” efficace
Le conseguenze della necessità di occuparsi di tutto sono tante.
Non nominerò la serenità delle tue giornate e le ripercussioni che il sovraccarico di lavoro possono avere sul tuo tempo libero.
Immagino tu le conosca benissimo,e magari non ti dispiace nemmeno lavorare 18 ore al giorno!
Gli aspetti che seguono, al contrario, potrebbero non essere così eclatanti, ma dovresti decisamente tenerli nella dovuta considerazione:
“Sminuisci” il valore del tuo tempo con attività che non richiedono la tua professionalità.
► Esempio
Se sei un architetto ha più valore un’ora passata a sviluppare un progetto per un cliente oppure un’ora che dedichi a sollecitare il pagamento delle tue fatture?
Trascuri o ignori alcune attività perché non hai tempo oppure perché non possiedi le competenze idonee.
► Esempio
Devi inviare un catalogo ad una persona che ti ha contattato chiedendo maggiori informazioni sui tuoi prodotti, ma devi prima occuparti della fatturazione mensile.
Quando finalmente trovi il tempo di inviare il catalogo scopri che nel frattempo il potenziale cliente, stanco di aspettare, ha acquistato altrove.
► Esempio
Vorresti informare i tuoi contatti di un nuovo servizio che offrirai.
Inviare singole mail a tutti richiede troppo tempo e non conosci metodi alternativi per gestire questa attività…quindi rinunci…
► Esempio
Un tuo cliente presenta un reclamo per un prodotto acquistato.
Distratto da altre attività rispondi alla segnalazione con ritardo, suscitando le sue ire sulla puntualità del tuo servizio clienti.
E magari guadagnandoci anche una pessima pubblicità!
A tale proposito ti consiglio di leggere questo articolo che mette l’accento sull’importanza del customer care.
Rischi di sbagliare perché ti occupi di mansioni per le quali non hai la giusta competenza (o il tempo per ottenerla).
► Esempio
Devi valutare l’abbonamento ad un’applicazione che ti risulterebbe utile.
Magari non conosci a fondo l’inglese, oppure verifichi frettolosamente funzionalità e condizioni di abbonamento.
Dopo avere acquistato l’abbonamento ti accorgi che quella applicazione non risponde pienamente alle tue esigenze.
Studiando le condizioni di abbonamento, poi, scopri che sei vincolato per un intero anno senza possibilità di disdire l’abbonamento in anticipo.
Se solo avessi avuto la possibilità di studiare la questione per bene…
Utilizzi tanto del tuo (prezioso) tempo per acquisire una competenza.
► Esempio
Vuoi creare un database dei tuoi clienti per gestire al meglio i rapporti con loro, ma non hai mai usato quella bella applicazione che ti permetterebbe di farlo.
Studi e provi l’applicazione per un certo numero di ore e finalmente puoi iniziare ad utilizzarla…
Perfetto, ma quelle ore che ti sono servite a studiare l’applicazione non avrebbero potuto essere impiegate (meglio) per sviluppare il tuo business?
E quindi?
Beh, la risposta è semplice: ti serve una assistente virtuale!
L’assistente virtuale è una professionista che può gestire tutti quei lavori che ti trovi a dovere svolgere nell’ambito della tua attività, ma che non ne costituiscono il “cuore”.
Affidando alcune mansioni ad una assistente virtuale potrai assicurarti che vengano svolte con professionalità, competenza e puntualità.
E tutto il tempo che prima dedicavi ai lavori secondari potrà invece essere focalizzato sulla tua attività.
Mi riferisco a tutto ciò che costituisce il tuo core business e che inderogabilmente richiede la tua professionalità.
In buona sostanza tutto ciò che costituisce il tuo volume di affari.
Se vuoi farti un’idea di tutte le attività che potresti delegare leggi qui.
Questo articolo, invece, spiega come potrebbe essere semplice iniziare a sfruttare tutti i vantaggi della collaborazione con una assistente virtuale.
Si, ma quali sono i costi di una assistente virtuale?
Ovviamente la collaborazione con una assistente virtuale ha un costo.
E comprendo anche che, per tutte le attività commerciali (ma in particolare per professionisti e piccole imprese), il contenimento dei costi è una necessità imprescindibile.
La tentazione è quindi forte: non affrontare questa spesa, resistendo e continuando ad occuparsi di tutto autonomamente.
Ma oltre a darti un supporto fondamentale per migliorare la qualità del tuo business (e la serenità delle tue giornate), l’assistente virtuale può fare molto, molto di più.
Infatti…
L’assistente virtuale non è un costo, ma un valore aggiunto!
Tra i tanti vantaggi derivanti dalla collaborazione con una assistente virtuale ne ho scelti alcuni che ritengo veramente rappresentativi del valore che potresti aggiungere al tuo business:
① Gestione di attività o progetti specifici che richiedono competenze che tu o il tuo team non possedete
Una buona assistente virtuale opera in un’area di specializzazione specifica come, ad esempio, amministrazione, contabilità, marketing, ecc..
Possiede inoltre un’elevata professionalità ed un’ampia gamma di competenze.
All’interno della sua specializzazione l’assistente virtuale può quindi gestire attività per le quali tu o il tuo team non avete invece idonee competenze (o il tempo necessario ad acquisirle).
Anche nel caso in cui decidessi di apprendere come svolgere autonomamente l’attività, è probabile che l’assistente virtuale la completerà in maniera più accurata ed in tempi più brevi.
Dopotutto è il suo lavoro, e lo svolge in maniera dedicata e focalizzata!
Al contrario, per te o per il tuo team si tratterebbe di una competenza secondaria, magari svolta a margine di altre attività o nei ritagli di tempo.
② Focalizzazione delle risorse sugli aspetti importanti del tuo business
Come detto all’inizio di questo articolo è normale impegnare parte delle risorse in compiti secondari o ripetitivi, distogliendo attenzione e tempo dalle azioni necessarie alla crescita del business.
É normale, ma non dovrebbe esserlo.
Un’ora dedicata all’ideazione di una strategia commerciale o di marketing, allo studio di un servizio specializzato o alla vendita di un prodotto ha un valore evidentemente più elevato rispetto ad un’ora utilizzata per rispondere a richieste di informazioni oppure per emettere fatture.
Se consideri tutte le tue responsabilità ti accorgerai, inoltre, che anche progetti che richiedono la tua specifica professionalità includono attività minori che, invece, potrebbero essere delegate.
③ Paghi solo per il lavoro svolto
La collaborazione con una assistente virtuale si basa su un contratto che, a seconda dei casi, prevede un compenso una tantum per un progetto specifico oppure una tariffa oraria concordata.
Questo è tutto ciò che dovrai pagare, senza spese nascoste o costi aggiuntivi.
Considera inoltre che l’assistente virtuale ha un proprio ufficio completo di attrezzature e materiali, quindi tu non devi occuparti della sua postazione di lavoro né delle spese correlate.
Per finire, ma non certo meno importante, l’assistente virtuale non è una dipendente.
Non dovrai quindi pagare qualcuno per la selezione, l’assunzione e le pratiche collegate, né tantomeno dovrai sostenere costi per permessi o ferie, malattia, TFR o altro.
④ Collaborazione flessibile
La collaborazione con una assistente virtuale è flessibile e si adatta alle tue esigenze.
Puoi utilizzarla per più tempo nei momenti in cui devi affrontare picchi lavorativi, e puoi diminuire le ore di lavoro nei momenti di calma.
Inoltre, la collaborazione può riguardare anche un singolo progetto specifico, al termine del quale la collaborazione si conclude.
In linea generale una buona assistente virtuale adatta il servizio offerto alla necessità da soddisfare.
Ciò significa che puoi avvalerti della sua collaborazione volta per volta sulla base di un’esigenza specifica.
In questo modo puoi ottimizzare il valore del suo supporto e focalizzarlo su ciò che in un determinato momento riveste per te maggiore importanza.
Praticamente, uno strumento strategico 😉
Aggiungo anche che gli orari di lavoro di una assistente virtuale sono generalmente flessibili, per adattarsi alle tue necessità o magari ad un’emergenza.
E se non sei soddisfatto dell’operato della tua assistente virtuale?
Nessun problema: il mancato rinnovo di un contratto di collaborazione non pone vincoli, a differenza delle problematiche che comporta la risoluzione di un rapporto di lavoro dipendente.
⑤ Operatività in tempi brevi
Nella maggior parte dei casi l’assistente virtuale avrà già le competenze necessarie a svolgere il lavoro che deciderai di assegnarle.
Pertanto dopo una semplice discussione preliminare, necessaria a capire con esattezza le tue esigenze (e come soddisfarle al meglio), la collaborazione potrà iniziare.
Nel caso in cui le competenze richieste fossero molto specifiche, l’assistente virtuale potrà apprendere – autonomamente o dietro tuo training – tutto ciò che le serve per svolgere il lavoro adeguatamente.
Da considerare che un periodo di training è normale anche per un nuovo dipendente o per la delega di un’attività ad un collaboratore.
Inoltre, l’investimento iniziale per l’eventuale addestramento dell’assistente virtuale si ripaga comunque abbondantemente con l’efficienza che il suo lavoro aggiungerà al tuo business.
Concludendo
Conciliare il contenimento dei costi con la quantità e la qualità del lavoro svolto è imperativo.
Ciononostante, la collaborazione con una assistente virtuale è un’ottima soluzione che permette di limitare i costi ed allo stesso tempo assicurare efficienza ed un eccellente livello di servizio.
Se vuoi dare una marcia in più al tuo business ti consiglio di valutare attentamente questa possibilità!
Vuoi saperne di più sui vantaggi della collaborazione con una assistente virtuale (nello specifico con me 😊)?
Hai la necessità di chiarire un dubbio sulle mie modalità operative ed organizzative, oppure su come potrei esserti realisticamente di aiuto?
Lascia un commento, oppure contattami: sono assolutamente certa che, insieme, potremo eliminare problemi e preoccupazioni e migliorare in maniera decisiva l’efficienza delle tue giornate 😉.
Grazie e a presto!
Con il mio lavoro posso dare più valore al tuo tempo, rendere più semplici e leggere le tue giornate e permetterti di focalizzare attenzione ed energie sulle attività fondamentali per il tuo business o sui tuoi interessi privati. In breve, il mio obiettivo è essere, sempre, la giusta soluzione alle tue esigenze.