Business etiquette: le regole da rispettare per fare affari con stile.

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Un comportamento educato e civile dovrebbe essere scontato, nella vita di tutti i giorni così come negli affari.

Purtroppo non sempre è così.

La business etiquette impone determinati comportamenti, sia con interlocutori della nostra stessa nazionalità sia in ambito internazionale…ma li conosciamo davvero?

Ecco quindi alcune semplici regole che dovremmo sempre rispettare, se non vogliamo sfigurare o, peggio ancora, fare delle terribili gaffe!

Partiamo dalle basi.

Cos’è la business etiquette?

La business etiquette (o work etiquette) è, molto semplicemente, il galateo degli affari.

L’insieme, cioè, di tutte quelle regole di comportamento e di convenzioni che dobbiamo rispettare per dare un’immagine positiva, intrattenere rapporti cordiali e mantenere una buona reputazione in tutte le nostre relazioni lavorative.

Le regole universali della business etiquette.

La business etiquette è universalmente riconosciuta.

Se ogni paese ha – ovviamente – le proprie particolarità e convenzioni, ci sono però alcune regole generali imprescindibili:

Occhio all’orologio!

La puntualità è essenziale.

Prendiamoci il tempo per arrivare con qualche minuto di anticipo ad un appuntamento o per partecipare ad una riunione: avremo modo di “sistemarci”, di toglierci il cappotto o comunque metterci a nostro agio.

Spaccare il minuto arrivando di corsa e trafelati non sarebbe molto chic, per cui cerchiamo di organizzarci per tempo.

L’abito fa il monaco.

Partiamo da un presupposto: esiste un abbigliamento appropriato per ogni situazione.

Un’attività di team building ed una riunione con le alte cariche di un’Azienda andranno quindi gestite in maniera diversa.

Occorre inoltre tenere conto del contesto generale come, ad esempio, il luogo nel quale si svolge l’incontro ed il clima che troveremo.

Sarebbe però anche importante, pur rispettando il nostro stile personale, adeguarsi allo stile di abbigliamento degli altri partecipanti.

Infatti per alcuni settori la formalità è d’obbligo, mentre in altri ambiti il dress code è più flessibile.

Cercare di conoscere il maggior numero possibile di dettagli su chi incontreremo ci aiuterà a vestirci nel modo più adatto.

Nel dubbio optiamo per un abbigliamento formale e sobrio (ad esempio la classica giacca!).

Inutile dire che ogni capo che indossiamo deve essere pulito e stirato!

La buona educazione.

Ricordiamo sempre quello che ci ha insegnato la mamma 😊: dire “grazie”, “prego”, “per cortesia” non è una semplice formalità!

Così come è fondamentale mostrare interesse per i nostri interlocutori.

Prestiamo attenzione a ciò che viene detto: anche se ci troviamo di fronte al campione mondiale di logorrea, non dobbiamo mai e poi mai tradire la noia o il disinteresse verso l’argomento discusso.

Essere educati ci farà apparire immediatamente nella luce migliore: i nostri interlocutori si accorgeranno di avere la nostra attenzione, e con questo comportamento noi non sfigureremo mai!

I tabù.

Ci sono argomenti che andrebbero evitati come la peste, sempre e comunque.

Parlare di politica o religione durante una riunione, ad esempio, potrebbe farci incappare in inconsapevoli quanto clamorose gaffe.

Assolutamente vietati anche i pettegolezzi.

Come spiegato in un precedente articolo non solo il gossip è decisamente poco elegante, ma rischieremmo di far percepire come nostri i difetti che vorremmo attribuire ad altri!

Nella necessità di trovare per forza un argomento di conversazione cerchiamo di essere diplomatici ed indirizziamoci verso argomenti generici che non possano dare adito a controversie o conflitti.

L’importanza dei gesti.

Nel mondo occidentale la stretta di mano è il saluto standard, accompagnato da un classico “buongiorno” o “buonasera”.

La stretta di mano dovrebbe essere breve e ferma: non dobbiamo certo stritolare la mano del nostro interlocutore, ma nemmeno dargli l’impressione di salutare un pesce morto!

Cerchiamo di evitare qualunque altra forma di saluto: pacche sulle spalle, abbracci e baci sulle guance dovrebbero essere riservati agli amici, a meno che non abbiamo un rapporto confidenziale con i nostri interlocutori.

Essere troppo espansivi potrebbe essere addirittura male interpretato, senza contare che non tutti gradiscono le effusioni!

Le dovute presentazioni.

Soprattutto in occasione di riunioni con molti partecipanti è probabile che non tutti ci conoscano.

In alcuni casi, invece, si ricorderanno il nostro viso ma non il nostro nome o il nostro ruolo professionale.

Possiamo evitare l’imbarazzo dei nostri interlocutori semplicemente presentandoci, sempre.

Allo stesso modo, se conosciamo già alcuni partecipanti e siamo accompagnati da qualcuno che invece non li ha mai incontrati, premuriamoci di fare le debite presentazioni.

Ad ognuno il suo momento.

Non interrompiamo gli altri.

Se abbiamo precisazioni o domande attendiamo che il discorso sia concluso (salvo che siano state date indicazioni diverse).

Non solo otterremo la gratitudine di chi sta parlando per non avere interrotto il suo discorso ma ci saremo anche assicurati tutta l’attenzione che i nostri commenti meritano.

Tenere a freno la lingua, il viso e gli occhi!!!

Un linguaggio volgare, eccessivamente aggressivo o accusatorio fornirebbe di noi una pessima immagine: le uniche discriminanti ammesse sono educazione e rispetto.

Prestiamo attenzione anche all’espressione del viso ed alla postura: potrebbero “esprimersi” in maniera diversa rispetto alle parole che stiamo pronunciando.

Ricordiamoci, quindi, di controllare non solo ciò che diciamo, ma anche come lo diciamo e con quale atteggiamento: la comunicazione non verbale ed il sistema paralinguistico spesso comunicano più delle nostre parole…e ci possono mettere nei guai!

Diamoci un contegno.

Se la riunione cui stiamo partecipando prevede dei rinfreschi cerchiamo di non esagerare.

Abbuffarci come se non mangiassimo da una settimana o bere fino ad ubriacarci non ci farebbe fare bella figura!

“Non esagerare” è comunque un principio universale: se ci comportiamo in maniera sobria e senza eccessi non ci troveremo mai in difficoltà.

Paese che vai, usanza che trovi.

Pur essendo la business etiquette un concetto internazionale occorre fare attenzione alle diverse specificità dei vari paesi, per essere sempre all’altezza della situazione.

Alcuni esempi?

  • salutando un interlocutore russo ricordate sempre di guardarlo negli occhi mentre gli stringete la mano;
  • se state incontrando un partner o collega degli Emirati Arabi, non utilizzate mai la mano sinistra (ad esempio per passare un oggetto): tradizionalmente la sinistra è la mano dedicata all’igiene personale e non deve quindi essere usata per altre attività;
  • con americani e canadesi (così come con tedeschi, giapponesi e cinesi) limitate al massimo i convenevoli: la cultura di questi paesi predilige un approccio diretto, senza eccessive perdite di tempo.

Questi sono solo alcuni esempi, ma se vogliamo arrivare adeguatamente preparati ad un incontro una semplice ricerca sul web ci svelerà il galateo riferito in maniera specifica alla nazionalità del nostro interlocutore.

Ma cosa fare in caso di dubbio sul miglior comportamento da adottare?

Semplice, aspettiamo che sia il nostro interlocutore a fare la prima mossa: osservandolo e copiandolo potremo regolarci per il meglio, evitando qualunque imbarazzo.

Il bon ton non è d’obbligo solo vis-à-vis.

Finora abbiamo analizzato i comportamenti in pubblico, cioè quando incontriamo fisicamente altre persone.

La business etiquette deve però essere rispettata anche nei contatti indiretti.

Al telefono.

Iniziando una telefonata presentiamoci sempre e premuriamoci di chiedere se stiamo disturbando.

Questo è il minimo sindacale per iniziare una conversazione avendo la massima disponibilità e la massima attenzione del nostro interlocutore.

Ma se vuoi conoscere i tanti elementi necessari per padroneggiare le telefonate di lavoro ti consiglio di leggere il mio precedente articolo che tratta proprio questo argomento.

E-mail: liberi tutti (dalla business etiquette)?

È certamente vero che l’e-mail è un mezzo di comunicazione snello ed immediato.

Senza dubbio il linguaggio che utilizziamo generalmente per la posta elettronica è più informale di quello che utilizzeremmo per un contratto.

Ovviamente se stiamo scrivendo un semplice messaggio interno ad un nostro collega, a cui magari siamo anche legati da un rapporto di amicizia, possiamo essere più disinvolti.

Se però il messaggio che stiamo inviando è indirizzato ad un cliente (già tale o potenziale), ad un fornitore o ad altro interlocutore in ambito lavorativo, dovremo necessariamente adeguare il nostro stile ed il contenuto della nostra e-mail.

Ecco alcuni degli elementi fondamentali da considerare:

  • mai scrivere in maiuscolo: il corrispondente comportamento in un incontro diretto é…gridare!
  • limitiamoci ai destinatari necessari: intasare inutilmente la posta di chi non è interessato all’argomento non è cortese, ed il rischio è che la nostra e-mail venga ignorata anche da chi dovrebbe realmente essere coinvolto;
  • inviando una mail di riscontro o di aggiornamento ricordiamoci di inoltrare il messaggio originale (o, se ce ne fossero molti, il più recente); ricevere una mail completamente nuova potrebbe essere poco chiaro per il destinatario (soprattutto se la quantità totale di mail che riceve è elevata) o quanto meno molto scomodo per risalire alla corrispondenza precedente;
  • sforziamoci di scrivere in modo corretto e comprensibile: il destinatario non ha la sfera di cristallo, né può leggerci nel pensiero.

Se ti interessa approfondire questi ed altri aspetti di una corrispondenza efficace puoi fare riferimento all’articolo che ho dedicato alla corrispondenza cartacea e via mail.

Business etiquette e convivenza: non siamo soli nell’universo!

Se siamo liberi professionisti e lavoriamo da soli dobbiamo semplicemente fare attenzione al nostro comportamento verso l’esterno.

Se invece lavoriamo in un team più ampio o addirittura in un contesto aziendale…molteplici sfide ci attendono 😊.

Partiamo dal rispetto.

Le regole del bon ton degli affari sono valide per chiunque e nei confronti di chiunque, dal CEO all’addetto alle pulizie o al guardiano notturno.

Ogni singola persona sta svolgendo un lavoro necessario al buon andamento della nostra attività o dell’Azienda.

Riconosciamo pertanto ad ognuno il giusto rispetto.

E ricordiamo: non c’è niente di più odioso di un comportamento ossequioso nei confronti dei “potenti” e noncurante verso chi (secondo un metro di giudizio che trovo quanto meno discutibile) non conta niente…

Il galateo della convivenza.

Cerchiamo di ricordare che ognuno ha le proprie esigenze: ciò vale anche e soprattutto se lavoriamo in un open space o in un ufficio condiviso con altri.

  • un tono di voce basso durante le telefonate è indispensabile: ai nostri colleghi probabilmente non interessa quello che stiamo dicendo e con ogni probabilità una comunicazione eccessivamente “invasiva” da parte nostra darà solo fastidio;
  • se dobbiamo parlare con un collega all’altro capo dell’ufficio alziamoci ed avviciniamoci, o al limite chiamiamo la persona al telefono: nessuno è interessato alla nostra conversazione e cercare di attirare la sua attenzione gridando disturberà solo chi condivide i nostri stessi spazi;
  • se tutti abbiamo il diritto e la necessità di accorgerci che il nostro telefono sta squillando, non dobbiamo costringere gli altri alla stessa consapevolezza: suonerie e notifiche silenziate o a basso volume rispetteranno le nostre esigenze ma anche quelle di chi ci sta vicino;
  • in questa lista non può certo mancare la questione della temperatura dell’ufficio: cerchiamo di adeguare il nostro abbigliamento alla stagione ed alle nostre caratteristiche personali e fisiche, così da non imporre temperature sahariane o artiche ai nostri vicini di scrivania;
  • se usufruiamo di un’area condivisa per il pranzo scegliamo con attenzione il nostro pranzo: profumi (od odori) persistenti mal si adattano ad un luogo di lavoro ed ai gusti di chi trascorre la pausa pranzo con noi;
  • ogni qual volta utilizziamo un’area comune (il tavolino e la macchinetta del caffè, il microonde, il bagno) prima di allontanarci assicuriamoci che tutto sia pulito e in ordine: ciò che non è piacevole per noi, probabilmente non lo è nemmeno per chi ci sta attorno!

Quando l’irrispettoso è “l’altro”.

Può capitare che le regole per una pacifica e rispettosa convivenza non vengano seguite da tutti.

Che fare in questi casi?

Se i modi di altri ci infastidiscono, cerchiamo – educatamente! – di parlarne con i diretti interessati.

Potremmo scoprire che si trattava semplicemente di un comportamento involontario e quindi facilmente correggibile.

Oppure che ciò che ci irrita ha una motivazione ben precisa: in questo caso il problema non potrà probabilmente essere risolto ma sicuramente sarà più facile sopportare il disagio che ci provoca.

Insomma, anche nel caso della convivenza la migliore arma è confrontarsi e chiarirsi.

La business etiquette come valore.

La business etiquette non è una semplice lista di regole da seguire.

Non può nemmeno ridursi solo ad una serie di comportamenti esteriori.

Ciò che sta alla base di tutto è l’etica nella sua accezione più vasta.

Integrità, onestà, rispetto, professionalità e responsabilità devono necessariamente essere la base fondante di ogni nostra azione.

Il nostro comportamento si adeguerà naturalmente, nei fatti così come nei modi, a questi princìpi.

Se hai dubbi o suggerimenti da condividere sull’argomento, lascia un commento oppure contattami, sarò lieta di risponderti e di confrontarmi con te!

Grazie e a presto.

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