Delegare: come, quando, cosa e perché è importante farlo.

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Delegare è difficile, ma iniziare a farlo può veramente renderci la vita più semplice (e permetterci di raggiungere traguardi che altrimenti potremmo solo sognare).

In qualità di assistente virtuale sono un’esperta della delega, in quanto il mio lavoro si basa proprio sulla possibilità (e sui vantaggi) di delegare alcune attività.

Sei responsabile di un team più o meno ampio?
Oppure sei l’unica persona a gestire un’attività?

In entrambi i casi ecco i miei suggerimenti per iniziare a valutare la delega quale soluzione di alcune problematiche e per compiere il primo passo verso una scelta che porterà sicuramente grandi benefici!

Delegare: la definizione.

Delegare (dal dizionario Treccani):

  • Incaricare qualcuno di compiere qualche atto in propria vece.
  • Affidare ad altri l’esercizio di funzioni o poteri proprî.

Perché delegare è importante?

Attività centrale o secondaria?

L’insieme delle attività che svolgiamo all’interno di un’organizzazione aziendale o in qualità di imprenditrici/imprenditori si compone di due categorie di mansioni.

Il primo gruppo è composto da tutti quei compiti che solo noi possiamo portare a termine.
Sono quelli che costituiscono la parte centrale della nostra attività o che richiedono la nostra professionalità o il nostro talento.
Spesso sono anche i lavori che creano fatturato e che quindi sono indispensabili per la buona salute della nostra attività.

La seconda categoria comprende invece tutte quelle attività delle quali dobbiamo occuparci ma che non richiedono un nostro coinvolgimento diretto o la nostra professionalità.
Ciò significa che potrebbero essere gestite anche da altre persone.

Cosa delegare: un esempio.

In pratica, prendendo ad esempio una fisioterapista:

  • le sedute con i pazienti richiedono ovviamente una professionalità che non tutti hanno, per cui devono rimanere di competenza della fisioterapista;
  • la gestione degli appuntamenti o l’acquisto del materiale necessario allo studio di fisioterapia non richiedono una competenza specifica e possono pertanto essere svolte anche da altre persone.

È evidente che le attività del secondo gruppo non sono primarie, rappresentando un semplice “contorno” all’attività centrale.

Pur essendo attività collaterali devono essere comunque gestite e richiedono tempo.

Tempo che la fisioterapista potrebbe impiegare per dei corsi di aggiornamento o per ampliare il numero di appuntamenti dei quali farsi carico nel corso di una giornata…

Delegare o non delegare?

La scelta, quindi, è tra:

  • farsi carico personalmente di tutte le attività, dedicando alle attività minori parte del nostro tempo che potremmo impiegare in compiti che ci permettono di utilizzare la nostra professionalità, di aumentare il nostro giro d’affari o, semplicemente, che ci piacciono di più;
  • trasferire lo svolgimento di alcune mansioni ad altre persone del nostro team o ad elementi esterni, così da focalizzare il nostro tempo e le nostre energie esclusivamente su ciò che per noi conta veramente.

Gli elementi da considerare.

Nella mia vita da dipendente mi è capitato spesso di pensare di essere un’eccellente collaboratrice ma che difficilmente sarei stata una responsabile altrettanto valida.

Perché?

Perché ero (e sono tuttora) una perfezionista e pensavo che nessuno avrebbe potuto portare a termine un determinato lavoro meglio di me.
(ops, evidentemente sono anche modesta!)

Quando poi, da imprenditrice, ho avuto la necessità di farmi supportare da altre persone mi sono resa conto che delegare è difficile (all’inizio) ma possibile e soprattutto utile. 😊

Il risultato è stato estremamente positivo, ma ecco quali sono stati i maggiori ostacoli che ho dovuto affrontare e quali gli elementi da considerare per evitare problemi e raccogliere i frutti dei nostri sforzi.

Fiducia.

Per delegare ad altri alcune attività che svolgiamo (in ambito professionale ma anche privato) c’è un elemento fondamentale che può aiutarci: la fiducia che riponiamo nella persona alla quale intendiamo trasferire un compito.

Inutile delegare a qualcuno che riteniamo poco preparato o inaffidabile, oppure a qualcuno che a pelle proprio non riesce a piacerci.

Affidare il nostro lavoro a qualcuno che riteniamo degno di stima e di fiducia è sicuramente il primo elemento da considerare per aiutarci a proseguire nel percorso di delega.

Autonomia.

Se abbiamo scelto qualcuno che merita la nostra fiducia anche il problema dell’autonomia risulterà più “sopportabile”.

Lasciamo che le attività vengano svolte anche in maniera differente da come avremmo fatto noi.

Ciò che conta è il risultato finale.
Se un approccio diverso permette di raggiungere lo stesso obiettivo, accettiamolo: potremmo anche scoprire che il metodo applicato è migliore del nostro!

Paura e insicurezza.

Entrambi sono sentimenti dei quali non ho avuto esperienza diretta.

So però che, soprattutto in ambito aziendale, la reticenza a trasferire alcune attività ai propri collaboratori nasconde, in realtà, la paura di essere scavalcati o di confrontarsi con qualcuno che potrebbe rivelarsi migliore di noi.

Scegliere una persona che gode della nostra fiducia ci metterà in condizione di non temere per il nostro futuro.

E se, al contrario, continuiamo ad avere dubbi in questo senso sul possibile comportamento del nostro collaboratore?
Pensandoci, questo timore potrebbe diventare lo stimolo che ci serve per dare il meglio di noi stessi e dimostrare che ricopriamo una determinata posizione per le nostre qualità e per i nostri meriti.

Tempo.

Chiariamo subito un punto: delegare significa, soprattutto nella fase iniziale, investire del tempo.

Tempo necessario al passaggio di consegne o, più semplicemente, per trasferire al “delegato” tutte le informazioni che permetteranno di portare a termine il compito in maniera adeguata.

Cerchiamo di non cadere nella classica obiezione “Ma io non ho tempo” oppure “Faccio prima a farlo da sola”!

Queste obiezioni sono legittime e veritiere, lo ammetto.

D’altra parte, continuando a mantenere la responsabilità di alcune attività solo perché non vogliamo investire del tempo per delegarle, continueremo a sprecare il nostro tempo (limitato e quindi prezioso) per svolgere compiti che potremmo affidare ad altri!

Il consiglio è di organizzarsi in modo da pianificare il passaggio di consegne non in un momento di emergenza, ma quando possiamo dedicare parte della nostra giornata a questa attività forse fastidiosa ma fondamentale.

Chiarezza.

In parte collegata al punto precedente c’è la chiarezza.

Non cadiamo nella trappola di delegare un lavoro in maniera approssimativa e senza fornire tutte le informazioni necessarie solo per impiegare meno tempo.

Il probabile risultato è che chi si trova a svolgere quell’attività non avrà a disposizione tutti gli elementi necessari per portare a termine il compito in maniera adeguata.

Risultato?

Rifacciamo noi il lavoro, oppure lo facciamo rifare.

In entrambi casi, abbiamo solo perso del tempo

Verifica.

Fondamentale per indirizzare la delega in maniera efficace e costruttiva è la verifica dei processi e dei risultati ottenuti.

Riserviamoci del tempo per condividere eventuali suggerimenti o indicazioni con chi sta svolgendo il lavoro al posto nostro.

Noi otterremo dei risultati sempre più vicini ai nostri desiderata, e per il nostro interlocutore sarà sempre più facile rispondere appieno alle nostre richieste.

Riconoscimento.

Di pari passo con la verifica va il riconoscimento.

Se siamo pronti ad avanzare le nostre rimostranze perché qualcosa non è come volevamo, cerchiamo di essere pronti anche quando il lavoro svolto risponde in pieno alle nostre aspettative.

Noi per primi sappiamo quanto l’apprezzamento sia utile per consolidare un rapporto e per motivarci a fare sempre meglio.

Ricordiamoci che è lo stesso per chi ci supporta lavorando per noi. 😉

Impariamo a delegare: i primi passi.

Ormai è chiaro: delegare è possibile! 😊

Ecco come iniziare in maniera semplice e indolore:

Elencare e suddividere le attività.

Il modo più semplice per avere un’immagine chiara di tutti i nostri impegni e per capire cosa è possibile delegare è, molto semplicemente, fare una lista.

Possiamo utilizzare il metodo che preferiamo, l’importante è che la nostra lista comprenda tutte le attività delle quali ci occupiamo quotidianamente, settimanalmente o mensilmente.

La lista dovrà ovviamente anche comprendere l’importanza e la priorità che imputiamo ad ogni singola attività.

In questo modo sapremo subito quali delle attività delegabili rivestono carattere di urgenza, quali possiamo per il momento accantonare, eccetera.

Per una soluzione più strutturata in merito a lista di attività ed assegnazione delle priorità possiamo utilizzare la matrice di Eisenhower, che all’interno delle 4 aree prese in considerazione include una sezione espressamente dedicata alle attività da delegare.

Decidere a chi delegare.

A lista completata, ed in base alla priorità ed all’urgenza assegnate, dovremo poi selezionare tutte le attività che riteniamo possano essere delegate ad altre persone.

L’ultimo passo è indicare, per ognuna delle attività, la persona alla quale pensiamo di poterla delegare.

Pronti, partenza, via!

A questo punto siamo pronti per iniziare.

Il modo migliore per abituarsi senza “scossoni” a questa nuova situazione è avviare il processo di delega gradualmente.

Possiamo incominciare selezionando un massimo di 2-3 attività.

Scegliamo ad esempio lavori che prevedono attività operative e ripetitive, in modo da rendere più semplice e veloce il passaggio di consegne alla persona che se ne occuperà al posto nostro.

Quando queste prime attività saranno state avviate con successo e le eventuali problematiche emerse saranno state risolte potremo prendere in considerazione la delega di ulteriori lavori.

E via di questo passo.

E se siamo gli unici marinai a governare la barca?

In un contesto aziendale, magari anche in presenza di persone che riportano direttamente a noi, la delega risulta ovviamente più semplice.

Ma cosa fare se siamo gli unici componenti del nostro team?

E se le risorse a disposizione non hanno tempo per svolgere attività aggiuntive?

O, più semplicemente, se riteniamo che nessuna delle persone disponibili abbia le capacità e le competenze per farsi carico delle attività che vorremmo delegare?

In questo caso la soluzione è valutare la possibilità di delegare esternamente alla nostra attività o alla nostra Azienda.

Come delegare: le soluzioni possibili.

In un mio precedente articolo ho scritto delle varie opzioni a disposizione in termini di scelta di collaboratori.

Per non correre il rischio di una scelta non appropriata, che porterebbe problemi anziché soluzioni, il consiglio è di valutare le varie alternative che ho individuato riguardo alla scelta di collaboratori esterni.

La professionista della delega.

Nell’articolo citato troverai un’ampia sezione dedicata all’assistente virtuale, che della delega ha fatto la sua professione.
Questa, per vari motivi, potrebbe essere la soluzione più idonea per una collaborazione, sia essa saltuaria o continuativa.

Anche nel caso dell’assistente virtuale mi permetto un suggerimento…

Nella scelta di qualsiasi dipendente o collaboratore è importante valutare una serie di elementi che ci mettono nella posizione di individuare la persona più adatta a noi.

Ciò vale ancor di più nella scelta di un’assistente virtuale.
Per le particolari modalità organizzative ed operative in base alle quali questa figura professionale svolge la sua attività, infatti, ci sono elementi specifici da prendere in considerazione. 

In questo articolo ho elencato quali, a mio parere, siano i criteri in base ai quali valutare se un’assistente virtuale (o quale assistente virtuale rispetto ad altre) sia la persona giusta a supportarci.

Non resta che iniziare (a delegare).

In questo articolo ho condiviso tutta la mia esperienza sulla delega e su come iniziare ad utilizzarla per migliorare la nostra attività lavorativa e la nostra vita.

Spero di avere fornito qualche spunto interessante ed utile per prendere in considerazione questo “strumento” così importante.

Se ti rimangono dubbi o se pensi di non essere in grado di valutare autonomamente se la delega fa al caso tuo lascia un commento oppure contattami.
Sarà un piacere mettere a tua disposizione le mie competenze per spiegarti tutti i segreti della delega, così che anche tu possa avere giornate più semplici e piacevoli!

A presto.

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