Un incontro di lavoro è sempre un’occasione di scambio e crescita, un momento ricco di opportunità per tutte le parti coinvolte…purché sappiamo gestirlo al meglio ed evitare errori.
Le regole di base dell’incontro.
Per tutti i rapporti professionali vale innanzi tutto la business etiquette, cioè quell’insieme di raccomandazioni e consuetudini preferibilmente applicabili nei rapporti di lavoro.
La gestione di un incontro in presenza ha inoltre molto in comune con la telefonata di lavoro: in fondo sempre di una conversazione si tratta…
Si, ma solo fino ad un certo punto.
Certamente le regole fondamentali sono le medesime, ma almeno tre aspetti meritano un’attenzione particolare quando incontriamo qualcuno di persona:
La puntualità è fondamentale!
Per un meeting telefonico o una videochiamata occorre semplicemente farsi trovare al telefono o davanti al pc in un dato orario.
Per un incontro di persona, invece, dovremo probabilmente spostarci per raggiungere il luogo concordato.
Dovremo quindi calcolare con attenzione il tempo necessario al trasferimento, soprattutto se lo spostamento implica un viaggio in auto o con i mezzi pubblici.
Presentarsi in ritardo sarebbe un modo terribilmente scortese di iniziare un incontro.
Il nostro interlocutore avrà a sua volta raggiunto il luogo dell’incontro: se lui è in orario, il nostro ritardo potrebbe essere interpretato come una mancanza di interesse e di rispetto.
Prevediamo quindi nella nostra agenda qualche minuto di “elasticità”.
Potremo muoverci con calma, facendo fronte ad eventuali imprevisti ed arrivando all’orario prestabilito, possibilmente senza dare l’impressione di aver appena corso una maratona!
L’abbigliamento.
In caso di conversazione telefonica ovviamente il nostro interlocutore non può vederci.
Ma se ci rechiamo ad un incontro di persona dovremo fare molta attenzione al nostro abbigliamento.
Se non abbiamo indicazioni precise e siamo indecisi sull’opzione migliore la scelta dovrebbe propendere per classicità e sobrietà, due parametri certamente adatti in qualunque occasione!
Nella scelta dell’abbigliamento dovremmo anche tenere conto del viaggio verso il luogo dell’appuntamento.
Una giacca in lino, ad esempio, non potrebbe sopportare con eleganza un lungo viaggio in auto.
Allo stesso modo un tacco vertiginoso, per quanto sicuramente di effetto, sarebbe poco consigliabile se il percorso prevede lunghi tratti a piedi.
Prepararsi all’incontro.
È bene ricordare che in un incontro faccia a faccia ogni nostra mossa sarà chiaramente visibile all’interlocutore.
Probabilmente non avremo nemmeno la possibilità di consultare appunti o simili, se non in maniera veloce e limitata.
Dovremo quindi essere perfettamente preparati a:
- esporre le nostre argomentazioni in modo chiaro e lineare;
- far fronte ad eventuali interruzioni o repentini cambi di argomento;
- rispondere a domande “impreviste”.
Mai come per un incontro in presenza la preparazione è fondamentale per una conversazione di successo!
La specificità dell’incontro di lavoro: la comunicazione non verbale.
Incontrare qualcuno di persona ci permette di sfruttare un grande alleato: la comunicazione non verbale.
Uno scambio reciproco.
In un incontro in presenza ogni dettaglio del nostro atteggiamento (così come di quello dei nostri interlocutori) è di fatto parte integrante della conversazione.
A volte un gesto o un’intonazione possono addirittura essere più significativi di una parola.
Prestiamo quindi attenzione a cosa diciamo ma anche a come lo diciamo.
Non dimentichiamo, ad esempio, i movimenti del corpo, lo sguardo e le espressioni che involontariamente potrebbero passare sul nostro viso!
Fortunatamente possiamo usare la comunicazione non verbale anche a nostro vantaggio, tentando di decifrare quanto il nostro interlocutore non esprime a parole.
Sono tutte informazioni aggiuntive che possiamo utilizzare per indirizzare al meglio il nostro incontro…usiamole!
Le differenze che ci rendono uguali.
Ogni gruppo culturale sviluppa gestualità e mimica specifiche, strettamente legate al linguaggio verbale utilizzato, all’educazione ed all’esperienza.
Ci sono però segni ed attributi comunicativi pressoché universali (come il sorriso) o innati (ad esempio il pianto di un bambino), che sono riscontrabili in ogni popolazione e cultura.
L’utilizzo di una efficace comunicazione non verbale permette inoltre una comunicazione, seppur basilare, tra persone che parlano lingue diverse.
I tipi di comunicazione non verbale.
La gestualità e la mimica sono – non a caso – oggetto di attenzione da secoli.
Darwin stesso nel 1872 pubblicò uno studio comparando le modalità di espressione delle emozioni di umani ed animali.
In linea di massima la comunicazione non verbale può essere suddivisa in quattro categorie:
Sistema cinesico: gesti, mimica facciale e sguardi.
La cinesica riguarda i movimenti, la postura e le espressioni, che possono contribuire a sottolineare il significato delle parole o addirittura dare loro un senso completamente diverso.
Un esempio: “Certo!”.
Detto annuendo e sorridendo sarà ovviamente una risposta affermativa.
Ma se la parola viene pronunciata alzando gli occhi al cielo, la risposta avrà una chiara connotazione sarcastica!
Analizzare la postura può inoltre darci preziosi indizi sulla disposizione d’animo del nostro interlocutore.
Tipicamente, ad esempio, mantenere le braccia conserte esprime chiusura, mentre gesticolare animatamente è interpretabile come sintomo di agitazione.
Occhio agli occhi!
Del sistema cinesico fa parte anche l’oculesica che studia specificamente i movimenti degli occhi.
Uno sguardo diretto al proprio interlocutore è generalmente visto come segno di attenzione ed apertura.
Non dobbiamo però lasciarci trarre in inganno: mantenere lo sguardo costantemente fisso sulla persona con cui discorriamo è fisicamente impossibile.
Va inoltre detto che la direzione dello sguardo varia in base a dove si concentra l’attenzione.
Se parlando dobbiamo fermarci per trovare le parole più adatte, magari per meglio spiegare un concetto complesso facendo un esempio, il nostro sguardo si sposterà automaticamente.
La Programmazione Neurolinguistica (o PNL, neuroscienza che studia il linguaggio e la sua influenza sul comportamento) ha dimostrato ad esempio che attingendo ai nostri ricordi spostiamo automaticamente lo sguardo in alto a sinistra, mentre per usare l’immaginazione lo spostiamo in alto a destra.
Questo ovviamente ci può dare anche qualche indizio sulla sincerità del nostro interlocutore.
Prossemica: spazio e distanza.
La prossemica si riferisce alla distanza fisica che mettiamo tra noi ed il nostro interlocutore (e viceversa).
In buona sostanza, una maggiore o minore distanza è un buon indicatore del livello di fiducia ed intimità tra gli interlocutori.
Sistema aptico: contatto fisico.
L’aptica “traduce” i messaggi espressi tramite il contatto fisico.
Ogni gesto di contatto dovrà ovviamente essere interpretato anche in base al rapporto tra gli interlocutori così come in parallelo alle parole che lo accompagnano.
Prestare attenzione a questa tipologia di messaggi può comunque aiutarci ad interpretare sentimenti ed intenzioni di chi ci troviamo di fronte.
Ad esempio una mano posata sulla spalla può essere un’espressione di vicinanza, comprensione o affetto, così come un modo per interrompere un’azione che l’altra persona sta compiendo.
Segnali paralinguistici: intonazione, pause, velocità, vocalizzazioni.
Il sistema paralinguistico riguarda tono, frequenza e ritmo delle nostre parole…e addirittura il silenzio!
È evidente come il modo in cui scegliamo di dire una frase può di fatto stravolgerne completamente il significato.
Così come la velocità dell’eloquio può fornire importanti indicazioni sullo stato d’animo della persona.
Ad esempio, pause eccessive tra una parola e l’altra sono un probabile segnale di insicurezza, mentre una parlata troppo veloce potrebbe denotare ansia.
Saper interpretare un incontro di lavoro.
La padronanza della comunicazione non verbale ci potrà aiutare nella preparazione e nella gestione di un incontro.
Controllando questi dettagli in noi stessi potremo:
- fare arrivare il giusto messaggio;
- enfatizzare le nostre parole;
- essere certi di non venire fraintesi.
Le stesse dinamiche, se al contrario applicate a chi ci sta di fronte, ci permetteranno di:
- interpretare le reazioni dei nostri interlocutori;
- sapere più di ciò che dicono;
- correggere il corso di un incontro riportando la conversazione nella giusta prospettiva.
Concludendo.
Una buona comunicazione è di fatto un’arte a tutto tondo.
L’attenzione alle sole parole non è assolutamente sufficiente.
Occorre dare equivalente valore a tutti i dettagli che le circondano: il tono che usiamo, il ritmo che diamo alla conversazione, ogni gesto che la accompagna.
Solo in questo modo la nostra comunicazione potrà dirsi veramente efficace!
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A presto.
Con il mio lavoro posso dare più valore al tuo tempo, rendere più semplici e leggere le tue giornate e permetterti di focalizzare attenzione ed energie sulle attività fondamentali per il tuo business o sui tuoi interessi privati. In breve, il mio obiettivo è essere, sempre, la giusta soluzione alle tue esigenze.