La riunione: uno strumento di lavoro da usare bene e con moderazione.

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riunione meeting online

La riunione di lavoro ci permette di confrontarci con clienti, fornitori e collaboratori.

È lo scenario ideale per esprimere le nostre idee e per riceverne in cambio altre.

Ed è ovviamente l’occasione perfetta per conoscere di persona (anche se solo virtualmente) i nostri interlocutori.

Uno strumento, quindi, fondamentale per il nostro lavoro.

Come tutti gli strumenti, però, ha le sue istruzioni d’uso, da seguire se vogliamo ottenere il massimo risultato.

Che sia una riunione in presenza o un meeting online, ecco gli elementi ai quali fare attenzione.

Prima della riunione.

Le domande indispensabili.

Prima di indire una riunione dobbiamo porci alcune domande:

  • questo incontro è veramente necessario?
  • conosco a fondo l’argomento per affrontarlo e discuterlo durante una riunione?
  • ho realmente bisogno dell’opinione dei partecipanti?
  • senza i feedback che prevedo di ottenere dalla riunione il mio progetto è bloccato?
  • con una telefonata o una mail posso ottenere lo stesso risultato?

In base alle risposte avremo veramente chiara l’importanza (o meno) della nostra riunione.

Se decidiamo che questa riunione s’ha da fare possiamo procedere con la sua organizzazione. 😊

Scegliere data e ora della riunione.

Se l’incontro coinvolge poche persone è sicuramente un traguardo raggiungibile.

Più spesso, purtroppo, far coincidere gli impegni di tutti i partecipanti (e magari anche fusi orari diversi, che è un elemento da non dimenticare) per definire data ed orario di una riunione sembra un’impresa impossibile.

Fortunatamente esistono strumenti che possono venirci in aiuto.

Gli “scheduling tools”.

Esistono vari strumenti che ci permettono di identificare in maniera semplice e veloce l’opzione migliore per la nostra riunione.

Uno su tutti è Google Calendar.
Se i partecipanti hanno condiviso il loro calendario con noi, dopo avere creato l’evento ed avere inserito gli invitati al meeting sarà possibile, grazie all’opzione “Orari suggeriti”, verificare immediatamente la loro disponibilità.

In caso di partecipanti esterni alla nostra organizzazione, o con i quali non abbiamo il calendario in condivisione, possiamo utilizzare piattaforme nate appositamente per rendere più agevole l’identificazione della data e dell’orario di una riunione.

Alcuni esempi delle più conosciute e diffuse sono:

Quasi tutte gratuite nella versione base, propongono anche diversi profili a pagamento con funzionalità aggiuntive.

Come sempre il modo migliore per scegliere lo strumento giusto è testarlo, così da verificare che si adatti perfettamente alle nostre esigenze.

Chi deve partecipare alla riunione?

Come spesso succede per l’invio di una mail, la tentazione è di invitare…il mondo!

Cerchiamo invece di invitare solo le persone necessarie, e cioè chi:

  • fa parte del nostro team e lavora con noi a questa attività;
  • è direttamente coinvolto;
  • può fornire un feedback alle nostre argomentazioni o alle criticità che proporremo così da proseguire nella discussione;
  • deve approvare o autorizzare i dettagli dell’attività che stiamo svolgendo.

Persone che potrebbero essere coinvolte nel progetto direttamente o indirettamente ma dalle quali non ci aspettiamo un contributo attivo possono essere adeguatamente informate con una mail successiva o con l’inoltro del verbale della riunione.

In questo modo:

  • limitiamo il numero di partecipanti
  • teniamo sotto controllo l’eventuale dispersione causata dal sovraffollamento
  • non impegniamo il tempo di persone alle quali basta leggere un rapporto su quanto discusso.

Ci tengo a chiarire che non si tratta di “escludere” qualcuno, ma di far si che la riunione possa essere il più possibile efficace.

L’agenda della riunione.

Fissati data ed orario della nostra riunione e definiti i partecipanti è fondamentale – per la buona riuscita del nostro incontro – fornire ai partecipanti tutti i dettagli del caso.

Innanzi tutto lo scopo della riunione.
Evidenziando adeguatamente l’obiettivo che ci proponiamo ne esprimeremo anche l’importanza, scongiurando eventuali defezioni di chi potrebbe non coglierla da una convocazione povera di informazioni.

Nella mail che annuncia la riunione è utile chiarire le modalità di svolgimento (online o in presenza).
Per le riunioni in presenza ricordiamoci di fornire l’indirizzo completo ed eventuali informazioni aggiuntive per raggiungere la meta, per parcheggiare, eccetera.

Ove possibile questa mail andrebbe inviata con il maggiore anticipo possibile: in questo modo i partecipanti avranno la possibilità di bloccare la data nelle loro agende per tempo.

Utile anche un promemoria uno o più giorni prima della data fissata.
Soprattutto per riunioni programmate con anticipo è il modo migliore per evitare che i partecipanti si dimentichino di avere una riunione in programma!

Per quanto riguarda invece l’eventuale materiale di supporto possiamo scegliere se mostrarlo semplicemente durante la riunione oppure se anticiparlo ai partecipanti in occasione della mail di convocazione, in modo che possano visionarlo in anticipo ed arrivare alla riunione preparati.

Durante la riunione.

Abbiamo organizzato tutto per benino ed abbiamo studiato l’argomento…eccoci finalmente alla nostra riunione!

Il verbale della riunione.

Lo so, è un lavoro noioso…ma qualcuno deve pur farlo!

Si, perché il verbale della riunione (o quanto meno degli appunti) è fondamentale per non perdersi nulla di quanto è stato discusso.

Non è necessario scrivere la Divina Commedia, bastano delle brevi note per tenere traccia di:

  • elementi discussi;
  • eventuali idee o soluzioni alle problematiche presentate;
  • passi successivi da compiere per l’avanzamento del progetto;
  • singoli responsabili delle varie attività;
  • tempistiche di completamento del progetto o di singole fasi;
  • eventuale riunione successiva per verificare lo stato delle attività.

No alle distrazioni, si al coffee break!

L’unico modo per non trasformare il nostro incontro in una riunione-fiume è:

  • concentrarsi sull’obiettivo
  • gestire gli interventi in modo organizzato
  • evitare di spostare la discussione ad altri argomenti magari collegati ma non primari.

Nel caso in cui si preveda una durata superiore alle due ore è inoltre utile prevedere un coffee break o comunque un breve intervallo.

Può sembrare una perdita di tempo che dovremo poi recuperare.

In realtà una pausa assicura una migliore concentrazione, perché i partecipanti potranno utilizzarla per svolgere quelle attività che non possono aspettare la fine dell’incontro.

Eliminata la causa di eventuali distrazioni (quella mail urgente alla quale dobbiamo rispondere, una telefonata che proprio non può aspettare, eccetera) tutti potranno concentrarsi esclusivamente sulla nostra riunione.

L’importante è partecipare?

La riuscita di un incontro dipende spesso anche dalla “alchimia” che si crea.

Attenzione quindi a coinvolgere tutti i partecipanti, anche i timidi o quelli che pensano di non avere niente da dire.

Qualcuno potrebbe essere più coinvolto di altri, ma ognuno può dare un contributo importante, magari con un punto di vista che non avevamo preso in considerazione o con un’esperienza precedente.

L’interazione tra i partecipanti agevolerà il flusso delle informazioni, lo scambio di idee…e l’obiettivo che ci proponiamo potrebbe magicamente farsi più vicino!

Socializziamo?

Prevedere un momento di socializzazione tra i partecipanti al termine di una riunione ha i suoi vantaggi.

Alcuni partecipanti potrebbero, ad esempio, trovarsi più a loro agio condividendo un’idea con una sola persona anziché davanti a dieci colleghi o perfetti sconosciuti.

È anche un ottimo momento per spostare un rapporto prettamente professionale in un ambito un po’ più personale, aspetto che, da sempre, contribuisce a migliorare i rapporti tra persone che lavorano insieme.

Gli esempi potrebbero essere molti, ma il punto è che questo breve momento di relax a lavori conclusi può rivelarsi produttivo ed efficace quanto la riunione stessa.

Dopo la riunione.

Se il verbale non è stato predisposto durante la riunione, la prima cosa da fare ad incontro concluso è prepararlo.

Innanzi tutto per sfruttare la memoria recente di quanto emerso ed evitare di omettere qualche particolare che potrebbe essere importante.

In secondo luogo perché inviare un verbale dopo un mese è, per quanto mi riguarda, ridicolo ed inutile: se non riusciamo a farlo in tempi decorosi, meglio evitare!

Entro qualche giorno dalla riunione, quindi, è auspicabile la condivisione del verbale con tutti i partecipanti e con le persone che non abbiamo ritenuto di invitare alla riunione ma che vogliamo o dobbiamo aggiornare sull’argomento.

E se ci vedessimo online?

Sempre più spesso (e non solo per la situazione contingente) le riunioni in presenza vengono sostituite da incontri online.

Eliminando gli spostamenti si riduce l’impegno dei partecipanti in termini di tempo, con un ovvio beneficio anche dal punto di vista dei costi.

Insomma, tutto più semplice?

Ni, perché se i benefici dei videomeeting sono molteplici, tanti sono anche gli errori nei quali possiamo incorrere.

Per questo motivo, ed in aggiunta a quanto già detto per le riunioni in presenza, ecco qualche accorgimento da adottare in maniera specifica per le riunioni online.

Prima di una riunione online.

La scelta della piattaforma.

Le opzioni disponibili per svolgere riunioni online sono ormai moltissime.

Al di là delle funzionalità offerte in questo senso dalla “capostipite” Skype e dalle app di messaggistica che usiamo tutti i giorni per altre funzioni (WhatsApp, Messenger, Telegram e Signal), esistono piattaforme nate proprio per i meeting online.

Tra le più note e diffuse possiamo ricordare sicuramente Zoom, Google Meet e Microsoft Teams.
Degne di considerazione anche Zoho Meeeting e GoToMeeting.

Gli elementi da considerare nella scelta.

Come per la scelta di ogni prodotto o servizio che ci apprestiamo ad utilizzare vale il suggerimento di scegliere ciò che più si addice alle nostre esigenze.

Consideriamo quindi:

  • la sicurezza della piattaforma;
  • la frequenza con la quale pensiamo di doverla utilizzare;
  • gli eventuali limiti alla durata delle riunioni (di solito solo nei profili gratuiti);
  • il numero medio dei partecipanti alle nostre riunioni online;
  • l’eventuale costo per l’abbonamento;
  • la disponibilità di funzionalità specifiche che ci interessano quali, ad esempio:
    ⓐ condivisione dello schermo;
    ⓑ invio e ricezione di file;
    ⓒ registrazione della riunione;
    ⓓ invio diretto degli inviti da Outlook, Gmail, iCal o Google Calendar.

Fatte le valutazioni del caso saremo in grado di scegliere lo strumento che ci permette di svolgere le nostre riunioni online secondo i nostri criteri e le nostre necessità.

Cortesie per gli ospiti (e per noi stessi).

In aggiunta agli elementi da considerare nel caso di una riunione in presenza, per un incontro online ci sono ulteriori accorgimenti da adottare, sia per semplificare la vita ai nostri “ospiti” che per assicurarci la massima efficienza del nostro videomeeting.

A cosa prestare attenzione, quindi?

✅ alleghiamo il link per partecipare direttamente alla mail di conferma o all’invito del calendario: in questo modo non si perderà tempo a cercarlo ovunque due minuti prima dell’orario fissato per il videomeeting!

✅ registriamo il nostro profilo con nome e cognome: anche i partecipanti che non ci hanno mai incontrato ci riconosceranno immediatamente (e il nostro nome completo risulterà più opportuno di “fragolina74” 😊 );

✅ se prevediamo di condividere lo schermo durante l’incontro (ma ricordiamo che la richiesta estemporanea è sempre dietro l’angolo…) assicuriamoci che il nostro desktop sia ordinato, così che il mostrarlo ai partecipanti non debba crearci imbarazzo;

✅ verifichiamo che l’inquadratura della telecamera sia ben centrata rispetto allo schermo e che ci sia la giusta illuminazione;

✅ attenzione anche allo sfondo dell’inquadratura!
Non vi suggerirò le ormai sfruttatissime librerie tipo Pinacoteca di Brera, ma evitiamo fotografie che ci mostrano in costume da bagno sulla spiaggia oppure lo stendibiancheria alle nostre spalle.
Va benissimo anche una parete bianca, o al limite sfruttiamo gli sfondi che alcune piattaforme mettono a disposizione.
Insomma, le opzioni sono tante, con l’unico limite della sobrietà;

✅ è consigliabile effettuare una prova di connessione con sufficiente anticipo rispetto all’orario fissato per la riunione: in questo modo saremo sicuri che tutto funziona per il meglio.
E se così non fosse avremo la possibilità di adottare un piano b e di informare i partecipanti in tempo utile;

✅ il piano b, appunto…
Selezioniamo una piattaforma di riserva, oppure verifichiamo che il nostro appartamento abbia un posto dove possiamo rifugiarci se il nostro amatissimo figlio appena nato decide di rompere il muro del suono con il suo pianto…
Avere un piano b pronto all’occorrenza è senz’altro meglio che pensare ad una soluzione in extremis quando la riunione sta per iniziare!

✅ prepariamo con il dovuto anticipo il materiale che dovremo condividere durante la riunione o che ci servirà da semplice supporto: al momento opportuno non dovremo cercarlo disperatamente sulla scrivania o nel nostro pc (soprattutto se l’archivio non è il nostro forte).

Durante una riunione online.

Gestire in maniera adeguata una riunione in presenza è importante.

Portare avanti un videomeeting rispettando alcuni criteri è fondamentale!

Quali?

① ove possibile identifichiamo un moderatore che segua l’agenda della riunione, dia la parola ai partecipanti, eccetera;

② prima che la riunione entri nel vivo spieghiamo come si svolgerà l’incontro: se tutti sanno come comportarsi, tutto funzionerà meglio 😉;

③ informiamo i partecipanti che tutti i microfoni verranno disattivati con la sola eccezione di chi sta parlando e chiariamo come intendiamo gestire le interruzioni o eventuali domande.
Utilizzo dell’opzione “alza la mano”? Un messaggio nella chat? Interruzioni concentrate in uno spazio dedicato a domande e risposte?
Anche in questo caso chiarire come intendiamo procedere renderà più semplice ed efficace lo svolgimento della discussione;

④ ricordiamoci di disabilitare la sincronizzazione dei vari elementi del nostro pc e di silenziare le notifiche sia sul pc che sul cellulare.
Il primo accorgimento risulterà particolarmente utile in caso di connessione lenta o sovraccarica.
Il secondo eviterà di tediare i partecipanti con i suoni di notifica e di distrarli dalla nostra riunione.

Spero di averti dato qualche spunto interessante ed utile a rendere le tue riunioni efficaci, siano esse in presenza o online.

Vedrai, con un po’ di attenzione e di organizzazione i risultati non mancheranno!

 

Se vuoi condividere suggerimenti o considerazioni su questo argomento lascia un commento oppure contattami: risponderò con piacere a domande o a nuovi spunti sull’argomento!

A presto.

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