Risparmiare tempo prezioso: delega subito queste 5 attività!

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3dman soluzione delega

Delega, croce e delizia…perché?

Sia in ambito professionale che in ambito personale ci sono attività delle quali siamo costretti ad occuparci e che ci fanno perdere tempo prezioso rispetto a ciò che veramente riteniamo importante.

Ci pensi e ci ripensi ma non riesci a trovare una soluzione pratica e veloce a questo problema?

Ho pensato e ripensato (anch’io 😊 ) e mi sono resa conto che al problema della cronica mancanza di tempo c’è una soluzione: la delega.

La delega e l’assistente virtuale.

C’è una figura professionale che ha fatto della delega il suo lavoro: l’assistente virtuale.

Collaborare con una assistente virtuale, quindi, può essere la soluzione perfetta per il tuo problema!

Nel caso non conoscessi già questa figura professionale, a conclusione dell’articolo ti fornisco tutte le informazioni necessarie.

L’assistente virtuale offre una gamma di servizi ampia e variegata, spesso basate sulle specifiche competenze acquisite.

Toccare con mano i vantaggi della delega.

In questo articolo però vorrei darti un esempio pratico di come un’assistente virtuale potrebbe esserti di aiuto.

Ho quindi selezionato alcune attività che frequentemente ci troviamo ad affrontare nella nostra vita professionale e privata.
Attività che impegnano parte del nostro tempo e che invece preferiremmo (e potremmo) evitare.
Attività che possono invece essere affidate subito ad una assistente virtuale che, grazie alla delega, se ne occuperà al posto tuo.

In questo modo potrai concentrare tempo, energie e risorse sugli aspetti centrali del tuo business o su ciò che più ami fare durante il tempo libero…niente male, no?!

Le 5 attività perfette per la delega:

① Gestione e-mail e corrispondenza

Quanto tempo dedichi ogni giorno alla corrispondenza e-mail e cartacea?

E quanta di questa corrispondenza riguarda processi ripetitivi come, ad esempio, richieste di informazioni, cataloghi o preventivi, ma anche solleciti di pagamento o invio di offerte?

La gestione della corrispondenza è un incarico che puoi delegare in maniera semplice e veloce.

Il lavoro verrà svolto secondo le tue indicazioni, così tu potrai dedicare il tuo tempo solo alle attività per le quali la tua professionalità è indispensabile!

② Creazione presentazioni 

Che sia rivolta ai tuoi collaboratori oppure a fornitori o clienti, una bella presentazione è il modo più efficace per veicolare al meglio il tuo messaggio in modo chiaro, professionale ed accattivante.

Ma per elaborare una presentazione davvero valida occorre tempo…che potresti non avere.

Il rischio è quindi di preparare una presentazione approssimativa, oppure di dover sottrarre tempo prezioso ad altre attività che richiedono il tuo coinvolgimento diretto e la tua professionalità.

Delegando questa attività potrai avere le presentazioni che ti servono senza distogliere tempo ed attenzione dalle attività centrali del tuo business.
Avendo comunque la certezza che il lavoro verrà svolto con professionalità, cura e precisione.

③ Creazione e aggiornamento database

I database (contatti, schede clienti, schede prodotto, ecc.), siano essi online o offline, sono uno strumento importantissimo.

Alimentarli ed aggiornarli con regolarità è fondamentale affinché siano di aiuto concreto al tuo business.

Il database può essere creato ex-novo in base alle tue linee guida oppure gestito solo in termini di aggiornamento periodico.

Quale che sia la tua esigenza, puoi serenamente affidare questa attività ad una professionista come l’assistente virtuale.
Ciò ti permetterà di avere a disposizione un database che ti sia di reale supporto senza dover sacrificare il tuo tempo per svolgere autonomamente questa attività.

Inoltre, se ti interessa rendere il lavoro più semplice, veloce ed efficace, una assistente virtuale può anche supportarti nell’utilizzo di un CRM.
In questo modo, oltre alle opzioni tipiche di un database, avrai a tua disposizione altre funzionalità specifiche.

Un’ulteriore occasione per aumentare produttività ed efficacia della tua attività!

④ Ricerca e prenotazione viaggi

Se viaggi molto sarai consapevole del tempo e dell’impegno necessari a pianificare un viaggio: cercare voli o treni, prenotare l’hotel, noleggiare un’auto; il tutto selezionando le opzioni migliori e rispettando il budget stabilito.

Questo tempo potrebbe essere invece usato per compiti centrali alla tua attività, ad esempio per prepararti all’incontro con il cliente anziché per organizzare il viaggio per raggiungerlo!

Anche in questo caso l’assistente virtuale può essere la soluzione al problema.

È sufficiente comunicare i dettagli del viaggio, dei quali l’assistente virtuale si servirà per tutte le ricerche necessarie, selezionando ciò che meglio si adatta alle tue esigenze.

I risultati della ricerca ti verranno poi sottoposti per la scelta finale, e tu potrai decidere se effettuare le prenotazioni personalmente oppure se affidare all’assistente virtuale anche questa incombenza.

Delegando questa attività potrai organizzare i tuoi viaggi nel migliore dei modi, senza perdere tempo prezioso.

⑤ Mailing promozionali, auguri e regalistica

Biglietti di auguri e regalistica aziendale sono uno strumento utilissimo per ringraziare clienti e fornitori, per condividere un messaggio o per lasciare di noi un buon ricordo.

Auspicabile in occasione delle festività natalizie, un’attività di mailing mirata può essere utilizzata efficacemente anche per celebrare un’occasione particolare o un momento importante della tua attività.

Organizzare una buona azione di mailing richiede però tempo e risorse, per cui sono certa che spesso ci avrai rinunciato in partenza!

Esiste un’alternativa: delegare questa attività, fornendo le linee guida per organizzarla secondo le tue necessità e lasciando all’assistente virtuale la definizione pratica di tutte le fasi.

In questo modo potrai beneficiare dei vantaggi di un’azione di mailing ben strutturata senza dover sottrarre tempo prezioso alla tua attività centrale.

Ma torniamo un attimo all’inizio…la professionista della delega.

Se segui il mio blog (cosa che ti consiglio di fare 😊 ) l’assistente virtuale non dovrebbe più essere una sconosciuta.
Infatti ho già scritto vari articoli su questa moderna figura professionale e su quali benefici potrebbe portare nella tua vita (professionale e privata).

Se hai perso qualcuno di questi articoli puoi visitare la sezione BLOG del mio sito e leggere gli articoli che ti interessano.

Il link è servito!

Sostengo sempre che il tempo è prezioso.

Non posso quindi che proporti questo elenco di link da visitare per non perderti nessuna informazione sull’assistenza virtuale (o semplicemente per rinfrescarti la memoria):

ⓐ ➡️ qui puoi vedere chi è l’assistente virtuale, quali sono le differenze rispetto ad una dipendente, quali attività potresti affidarle e quali vantaggi potresti ottenere contrattandone una;

ⓑ ➡️ in questo articolo, invece, trovi un approfondimento sul valore aggiunto che una assistente virtuale può dare alla tua attività o alle tue giornate;

ⓒ ➡️ ti consiglio di dare un’occhiata anche a quelle situazioni che sono dei veri campanelli di allarme per capire se è arrivato il momento di delegare;

ⓓ ➡️ puoi trovare anche qualche esempio pratico dell’impatto (positivo) della collaborazione con una assistente virtuale,

ⓔ ➡️ e se ancora non ti basta e ti rimangono dubbi o curiosità, nella sezione Domande Frequenti del mio sito puoi trovare tutto ma proprio tutto ciò che c’è da sapere sulle modalità operative ed organizzative di una assistente virtuale!

Hey…pssss…

Ti consiglio di dedicare un minuto anche ai tanti articoli che propongono soluzioni dettagliate e concrete su come affrontare al meglio alcuni problemi che potrebbero caratterizzare le tue giornate lavorative! 😉

Concludendo: delega subito!

Ecco, questi sono solo 5 esempi di attività che è possibile delegare efficacemente ad una assistente virtuale.

Ma un’assistente virtuale è molto, molto di più.

Può esserti di grande aiuto, fare la differenza e addirittura diventare un vero valore aggiunto, sia per la tua attività professionale che per semplificare la tua vita privata!

Se vuoi saperne di più su tutti i modi in cui una assistente virtuale può aiutarti puoi contattarmi oppure lasciare un commento.

Sarà un piacere rispondere a qualsiasi dubbio o confrontarci su ulteriori spunti e riflessioni che avrai voglia di condividere.

A presto.

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