Lavorare da casa: le trappole (ed i vantaggi) dello smart working.

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Lavorare da casa o da remoto, smart working, lavoro agile, home working, lavoro online, telelavoro.

Sono diversi i termini che definiscono (con differenze a volte anche importanti) lo svolgimento di una determinata attività:

  • a prescindere dalla localizzazione geografica del cliente (nel caso di lavoratori autonomi) o dell’Azienda (nel caso di dipendenti);
  • avvalendosi di strumenti informatici idonei;
  • in maniera flessibile sia in termini di organizzazione che di modalità di svolgimento.

Nonostante le differenze che caratterizzano i vari termini, tutti hanno un punto in comune che trovo perfettamente riassunto in questa definizione che ho trovato nel web: Tutto l’ufficio in un computer”.

Per comodità in questo articolo utilizzerò il termine smart working, che è poi quello più usato, anche se non sempre in maniera appropriata in quanto dovrebbe riferirsi esclusivamente ad un rapporto di lavoro subordinato.

I vantaggi.

Se hai lavorato (o stai tuttora lavorando) in smart working avrai sicuramente potuto sperimentare in prima persona i vantaggi che ne derivano.

Tra i più comuni mi limiterei a citare:

1. azzeramento dei tempi per gli spostamenti casa – lavoro – casa

Se sei tra i fortunati che abitano vicino al posto di lavoro probabilmente non avrai notato grandi differenze.

Ma la maggior parte dei lavoratori non è così fortunata, purtroppo…

Che lo spostamento casa – lavoro – casa avvenga in auto o con i mezzi di trasporto pubblico, il tempo necessario ed i costi collegati sono abbastanza rilevanti nell’economia della nostra giornata.

Senza parlare dello stress del traffico, o dello sciopero dei mezzi pubblici o magari del costante ritardo del nostro treno.

Tutti elementi che impattano negativamente sulle nostre giornate, sul nostro portafogli ma anche sulla nostra qualità di vita.

Lavorare da casa, al contrario, ci permette di annullare il tempo necessario per gli spostamenti, che diventa quindi tempo a nostra disposizione!

2. migliore equilibrio tra impegni lavorativi e personali

Come scritto nel paragrafo precedente uscire tutti i giorni per recarsi sul luogo di lavoro influenza la qualità della nostra vita.

Allo stesso modo, lavorare da casa influenza, questa volta positivamente, la possibilità di gestire gli eventuali impegni personali in maniera più semplice ed agile (ma senza intaccare la nostra produttività).

Lavorare mentre il tecnico ripara la nostra lavastoviglie ci evita di abbandonare il luogo di lavoro ma anche di dover scegliere tra una scadenza lavorativa ed una settimana di lavaggio piatti a mano.

Così come fare fronte all’eventuale indisposizione di un figlio o di un genitore senza assentarci dall’ufficio.

Nessuno deve rinunciare a niente, e noi viviamo decisamente più sereni.

3. aumento della produttività

Gli studi sull’argomento si sprecano.

Se vuoi conoscere i dettagli una semplice ricerca nel web ti fornirà tutte le informazioni che cerchi.

In generale, comunque, tutti gli studi svolti dimostrano che lavorare da casa produce un sensibile aumento della produttività.

4. snellimento delle procedure

L’impossibilità della canonica “raccolta di firme” o delle approvazioni di documenti, processi o altro ha snellito le procedure (e gli archivi cartacei).

La soluzione più semplice per sostituire i processi di approvazione e firma è l’utilizzo di firme digitali e di scansione dei documenti.

Per soluzioni più strutturate ci si può invece rivolgere a piattaforme dedicate alla creazione e gestione di documenti e processi online: solo per fare alcuni esempi StepOver, itAgile oppure eWitness.

In entrambi i casi il risultato finale è un processo di approvazione e gestione dei documenti più veloce e tanta carta in meno: il pianeta ringrazia, e ringrazia anche chi è addetto all’archiviazione!

Smart working = paradiso in terra?

Ma allora lavorare da casa è la soluzione a tutti i nostri problemi!

Eh no, non è esattamente così.

Anche lo smart working ha i suoi svantaggi.

O meglio, mette sul nostro cammino delle trappole che, se non evitate, possono annullare i benefici di questa modalità di lavoro.

Per molti ma non per tutti!

Alcune professioni nascono per essere svolte da remoto.

In questi casi chi le intraprende è consapevole dei requisiti indispensabili affinché il lavoro possa essere portato avanti e completato nel migliore dei modi.

Chi nasce (professionalmente) svolgendo la sua attività fuori da un ufficio conosce anche i “trucchi del mestiere” per non cadere nelle trappole che questa modalità di lavoro può riservare.

Per chi invece ha sempre lavorato ad una scrivania (sia come dipendente che come lavoratore autonomo) e si ritrova a dover svolgere le proprie mansioni lontano da un ufficio vero e proprio, le insidie dello smart working possono essere molteplici.

Lavorare da casa: la mia esperienza personale.

Ormai da alcuni anni svolgo la professione di assistente virtuale, per cui conosco in prima persona vantaggi e svantaggi di lavorare da casa.

Quando ho iniziato, però, avevo alle spalle decenni di lavoro dipendente.

Passando dalla mia scrivania in ufficio alla modalità “lavoro da remoto” ho quindi dovuto affrontare alcune difficoltà, a volte semplicemente dovute al cambiamento di abitudini, altre invece di ordine pratico.

Questi sono gli ostacoli che ho trovato sul mio cammino verso una felice gestione dello smart working (che fortunatamente sono riuscita a raggiungere 😊):

Al lavoro 24 ore al giorno, 7 giorni a settimana.

Lavorando nello stesso ambiente dove viviamo è facile non riuscire a separare lavoro e vita privata, con il risultato di essere praticamente “sempre in servizio”.

Come ho risolto?

⓵ fissare un orario di lavoro ed attenercisi il più possibile.

No al controllo delle mail dopo cena, no ad aprire il pc durante il weekend, no al cellulare aziendale acceso tutti i giorni tutto il giorno.

Dopo avere lavorato una giornata intera con impegno e concentrazione il riposo fisico e mentale sono indispensabili!

⓶ stabilire il termine della giornata lavorativa.

Può essere un rituale specifico, oppure l’ultima attività della giornata.

Personalmente quando la mia giornata lavorativa volge al termine verifico gli impegni del giorno successivo per accertarmi di avere tutto sotto controllo, poi chiudo il pc e lo sposto in un’altra stanza.

E finalmente sono pronta per la mia serata o per il mio weekend!

⓷ ove possibile non utilizzare gli stessi strumenti per le attività lavorative e per quelle della nostra sfera personale.

Per anni ho utilizzato il pc solo per ragioni personali.

Da quando ho avviato la mia attività lo stesso pc mi serve prevalentemente per il lavoro, per cui ormai la vista del pc aperto sulla scrivania si associa automaticamente al lavoro.

Per limitare questo problema, ove possibile nel mio tempo libero utilizzo smartphone personale ed iPad in sostituzione del pc: in questo modo anche la mia mente sa che non sto lavorando. 😉

⓸ concedersi delle vere pause.

Con “vere pause” non intendo bere il caffè alla scrivania oppure fare due passi per casa mentre portiamo avanti una telefonata di lavoro.

Se in ufficio avevamo l’abitudine di fare una pausa caffè a metà mattina ed una merenda al pomeriggio continuiamo a farle.

Allontaniamoci dalla postazione che utilizziamo per lavorare, prendiamo se possibile una boccata di aria fresca, scambiamo due parole con il vicino di casa o con chi è eventualmente in casa con noi.

In fondo non facciamo niente di diverso da ciò che facevamo prima, e queste brevi pause ci faranno riprendere il lavoro con maggiore energia e concentrazione.

Ci metto solo due minuti…il rischio di distrarsi!

In un contesto come la propria abitazione (ma anche su una spiaggia assolata) il rischio di distrarsi è sempre presente.

“Guardo se è arrivata la mail che aspettavo.”.

“Nella chat del calcetto stanno arrivando tanti messaggi…cosa sarà successo?”.

“Un’occhiatina veloce veloce a quel sito di abbigliamento…”.

Ecco, concedersi troppa libertà può veramente risultare deleterio…

Se in precedenza limitavamo l’utilizzo dello smartphone e di internet per uso personale solo alla pausa caffè oppure alla pausa pranzo, continuiamo a farlo.

Questo accorgimento ci permette di ottimizzare al meglio il tempo a nostra disposizione…e se completiamo gli impegni della giornata prima del previsto, avremo sempre spazio per una pausa in più!

Se proprio non riusciamo ad imporci di evitare distrazioni possiamo avvalerci di strumenti e piattaforme che nascono appositamente per questo scopo.

L’offerta è molto ampia e con una semplice ricerca nel web si possono trovare moltissime opzioni, testandone le funzionalità e scegliendo quella che ci sembra più idonea.

Solo per citare alcuni esempi che ho trovato particolarmente interessanti: Freedom, Forest e RescueTime.

Quest’ultimo non blocca notifiche e navigazione internet ma calcola il tempo che passiamo su internet o sui social: in questo modo ci si può rendere conto del tempo impiegato in queste attività…e prendere provvedimenti! 😉

Se non ci possiamo incontrare ci vediamo in video.

L’impossibilità di vedersi ed incontrarsi di persona (unita al distanziamento sociale generale che stiamo forzatamente vivendo) potrebbero indurci a pianificare meeting online non indispensabili.

O magari potremmo semplicemente prolungare le videoconferenze necessarie solo per il piacere di scambiare quattro chiacchiere “di persona” con colleghi, clienti o fornitori.

Lo scopo non è certo eliminare tutte le occasioni di socializzazione.

È, piuttosto, quello di evitare di dilatare inutilmente i tempi che potremmo invece dedicare ad altre attività.

Prestiamo quindi solo attenzione a non eccedere 😉, il nostro lavoro ne trarrà beneficio!

Le due parole magiche: organizzazione e strumenti adeguati.

Ai tre punti fondamentali riportati sopra ne aggiungerei altri due, che ritengo altrettanto importanti per poter godere al massimo dei benefici del lavoro da casa.

L’organizzazione (secondo me…) è la risposta a tutto! 

Scherzando dico sempre che “organizzazione è il mio secondo nome”…ed è vero.

Sono una persona “organizzata dentro”, nel senso che non mi sforzo di esserlo ma mi viene estremamente naturale.

Da sempre sostengo che l’organizzazione è, prima di tutto, un modo per renderci la vita più semplice.

Perché, quindi, non organizzare al meglio anche il nostro lavoro da casa?

Come ho già scritto in precedenza, una buona organizzazione coinvolge noi e lo spazio che ci circonda, il nostro tempo, i nostri pensieri ed il nostro modo di lavorare.

Praticamente uno “scenario” nel quale ci troviamo ad agire.

Per questo motivo, l’organizzazione coinvolge:

lo spazio:

L’organizzazione dello spazio riguarda la postazione di lavoro, l’organizzazione delle mail, l’archivio digitale o cartaceo;

il tempo:

Parliamo di to-do list, agenda, gestione delle priorità e matrice di Eisenhower, tracciamento del tempo e tutto ciò che ci permette di gestire il nostro tempo e di ottimizzarlo;

la mente:

Spazio quindi a pause, strategie anti-distrazioni e magari anche la posa del supereroe per ricavare il meglio da noi stessi.

Lavorare con lo strumento giusto per l’attività giusta.

A fianco di una buona organizzazione dovrebbero esserci anche strumenti appropriati da utilizzare nello svolgimento del nostro lavoro.

Ricordiamo innanzi tutto che non esiste lo strumento perfetto: esiste invece lo strumento giusto per noi.

Per lavorare bene è fondamentale trovarlo. 😉

Via libera quindi alla ricerca degli strumenti che possono aiutarci nella gestione delle nostre attività.

Gli strumenti vanno poi testati, per verificare che realmente si adattino alle nostre esigenze ed alle nostre capacità.

In questo articolo ho indicato una prima selezione di strumenti “mai più senza”.

Ma la scelta è praticamente infinita, basta cercare gli strumenti che potrebbero risolvere il nostro problema.

Per esigenze particolari oppure se non riesci a trovare lo strumento adatto a te chiedimi un aiuto: sono sicura di poterti supportare nella ricerca del tuo “strumento giusto”. 😉

Ecco, questa è la mia esperienza in fatto di lavoro da casa.

Imparo nuove cose ogni giorno.

E ogni giorno miglioro il mio modo di lavorare ed i risultati che ottengo.

Se hai consigli da condividere con me (o una domanda su qualche punto che non ho chiarito adeguatamente) lascia un commento oppure contattami!

Grazie e a presto.

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Edi Landi
2 mesi fa

Articolo molto utile specialmente a chi inizia da poco a fare questo lavoro. Utile secondo me anche per le aziende che iniziano a cercare collaboratori in questo ambito.